Doanh nghiệp cần sức ép để thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất

Các khảo sát gần đây cho thấy các nhà quản lí có xu hướng nhìn nhận các nguyên tắc và thiếu nguồn lực là trở ngại chính của đổi mới. 

Quan điểm phổ biến này cũng đề xuất doanh nghiệp xóa bỏ mọi ràng buộc: loại bỏ mọi quy tắc và ranh giới sẽ kích thích mạnh mẽ tính sáng tạo và tư duy đổi mới.

Tuy nhiên, nghiên cứu của nhóm chuyên gia Havard Oguz A. Acar, Murat Tarakci và Daan van Knippenberg thách thức kết luận ấy và cho thấy các nhà quản lí có thể đổi mới tốt hơn bằng cách chấp nhận một số ràng buộc.

145 nghiên cứu thực nghiệm về tác động của hạn chế đối với sự sáng tạo và đổi mới cho thấy các cá nhân, nhóm và tổ chức đều hưởng lợi từ một lượng quy tắc lành mạnh. Chỉ khi những ràng buộc trở nên quá cao, sự sáng tạo và đổi mới mới bị kìm hãm.

Một minh họa đơn giản về thực tế này là quá trình GE Care Elect MAC 400 Electrocardiograph (ECG) cách mạng hóa việc chăm sóc y tế ở nông thôn. 

Sản phẩm này là kết quả của hàng loạt các ràng buộc ghê gớm đối với nhóm kĩ sư GE: phát triển một thiết bị ECG với công nghệ mới nhất, chi phí không quá 1 USD/ lần quét, cực kỳ gọn để vận chuyển ở các miền quê (phải nhẹ và vừa trong ba lô), vận hành bằng pin. 

Các kĩ sư chỉ có 18 tháng và ngân sách 500.000 USD - một ngân sách rất khiêm tốn theo tiêu chuẩn GE, đặc biệt là khi phiên bản trước của nó đã nhận khoản đầu tư tới 5,4 triệu USD. 

Nghiên cứu cho thấy các kĩ sư GE đã thành công bất chấp mọi ràng buộc và hạn chế. Các khó khăn sẽ thúc đẩy sự đổi mới khi thể hiện một thách thức và mục tiêu cụ thể hơn rất nhiều.

Không có ràng buộc trong quá trình sáng tạo dẫn đến thói tự mãn của con người. Ảnh: HBR

Những khảo sát tâm lí học khác lại phản ánh một sự thật dễ hiểu: không có ràng buộc trong quá trình sáng tạo dẫn đến thói tự mãn và con người có xu hướng đi theo ý tưởng trực quan nhất xuất hiện trong đầu thay vì đầu tư phát triển những ý tưởng tốt hơn. 

Ngược lại, các ràng buộc cung cấp trọng tâm và thách thức sáng tạo thúc đẩy mọi người tìm kiếm và kết nối thông tin từ nhiều nguồn đa dạng để tạo ra ý tưởng mới cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình kinh doanh hiệu quả.

Do đó, các nhà quản lí có thể nắm lấy và sử dụng một số ràng buộc làm vũ khí dưới 3 hình thức chính: 

Giới hạn đầu vào (ví dụ: thời gian, vốn nhân lực, tiền, tiền mặt và các tài liệu có sẵn). Ví dụ, các nhà quản lí có thể giới hạn các nguồn lực trong giai đoạn khởi nghiệp của công ty để thúc đẩy nhân viên tháo vát hơn. 




Áp dụng các quy trình cụ thể bao gồm phân tích phản hồi thị trường và công nghệ (ví dụ: mô hình khởi nghiệp tinh gọn), hướng dẫn cách làm việc đa năng cần tương tác (ví dụ: phương pháp quản lí nhanh) hoặc quy tắc suy nghĩ. 




Đặt các yêu cầu đầu ra cụ thể như thông số kĩ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ, cựu Giám đốc thiết kế của Apple, Jonathan Ive đã sử dụng kính aluminosilicate để chống trầy xước trong quá trình thiết kế iPhone 4.

Nhưng các nhà quản lí cũng cần lưu tâm về việc áp đặt quá nhiều ràng buộc. Khi một nhiệm vụ sáng tạo quá gò bó, động lực của nhân viên bị cản trở. Nếu không gian cho các ý tưởng sáng tạo quá hẹp, những kết nối mới lạ và hiểu biết sâu sắc sẽ khó hình thành. 

Do đó, chìa khóa để thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức của bạn là đạt được sự cân bằng thông qua việc phối hợp các loại ràng buộc với nhau.

Google áp dụng sự cân bằng này bằng cách cho nhân viên tự do tối đa để làm việc trong mọi dự án mới mà họ muốn theo đuổi và mặt khác, 'những hạn chế sáng tạo' là một trong các nguyên tắc chính dẫn đường cho nỗ lực đổi mới của họ. 

Ví dụ, các ràng buộc được Google sử dụng bao gồm thời hạn phát triển sản phẩm mẫu rất nghiêm ngặt và yêu cầu hiệu suất của các sản phẩm luôn rất cao. 

Tương tự như vậy, hãy xem xét InnoCentive, một trong những nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng lớn nhất toàn cầu, nơi luôn điều phối các nguyên tắc để giải quyết hàng loạt vấn đề R&D phức tạp. 

Cựu Giám đốc điều hành Dwayne Spradlin từng lưu ý rằng vấn đề đổi mới điển hình luôn cần ràng buộc đầu ra chặt chẽ (dưới dạng yêu cầu giải pháp) và phải được kết hợp với các ràng buộc đầu vào vừa phải (ví dụ: thời gian từ một tháng đến vài tháng) nhưng sẽ tự do về quy trình đưa ra giải pháp.

Để thiết kế nhóm nguyên tắc ràng buộc cân bằng và hiệu quả, các nhà quản lí cần tính đến đặc điểm của dự án đổi mới. Theo nguyên tắc chung, sự đổi mới càng đòi hỏi tư duy đột phá (nghĩa là càng tìm kiếm những đổi mới khác biệt với tình trạng hiện tại) thì sẽ càng cần những hạn chế đầu vào và đầu ra bởi dự án như vậy đòi hỏi kết nối chặt chẽ giữa kỉ luật, lĩnh vực và kiến thức. 

Một điều cần ghi nhớ khác là những dự án liên ngành thường phải có các ràng buộc về quy trình rõ ràng để kiểm soát quá trình giao tiếp và phối hợp. Đối với những dự án đòi hỏi cả tư duy đột phá và hợp tác liên ngành, các nhà quản lí cần nới lỏng các ràng buộc đầu vào và đầu ra trong khi thắt chặt quy trình. 

Ngược lại, khi tập trung vào việc tạo ra một sự đổi mới khiêm tốn hơn so với tình trạng hiện tại, sẽ tốt hơn khi xác định ngay từ ban đầu ranh giới của những gì được và không được chấp nhận cùng với hạn chế về thời gian và ngân sách tương đối cao hơn.

Tuy nhiên, không phải tất cả quyền quyết định về nguyên tắc đều nằm trong tay nhà quản lí. Một số ràng buộc phụ thuộc vào quy định của chính phủ hoặc ngân sách không thể phân bổ và ngay cả khi các nhà quản lí có thể kiểm soát mọi thứ, không có gì đảm bảo rằng nhân viên sẽ phản hồi tích cực. 

Ở đây, hãy nhớ rằng cùng một ràng buộc có thể được nhìn nhận theo nhiều cách khác nhau: như một thách thức thúc đẩy hoặc như một rào cản bực bội. Đây là thời điểm các nhà quản lí phải phát huy khả năng lãnh đạo của mình và giải thích các nguyên tắc với nhân viên một cách rõ ràng thông qua giao tiếp và phản hồi tích cực. 

Phác họa các ràng buộc như thách thức sáng tạo là cách xây dựng tinh thần phấn chấn trong nhân viên và do đó, kích thích sáng tạo.

Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi không phải mọi nhân viên đều chấp nhận các ràng buộc một cách tự nhiên. Một số nhà đổi mới bị cuốn vào việc giải quyết các vấn đề phức tạp và bị ảnh hưởng bởi những căng thẳng từ người khác. 

Các nhà quản lí cũng nên tạo ra một môi trường đổi mới mạnh mẽ hỗ trợ cho những tư duy độc đáo, tầm nhìn và mục tiêu chung. Một không gian như vậy không chỉ là công cụ để đổi mới mà còn cho phép mọi người điều hướng sáng tạo dưới những ràng buộc chặt chẽ hơn. Nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận những hạn chế trong quá trình sáng tạo với giao tiếp cởi mở, hợp tác hiệu quả và được ban lãnh đạo ủng hộ.

Nếu bạn còn gặp phải những thách thức với đổi mới, hãy xem xét lại hệ thống quy định hiện tại và thay vì đổ lỗi cho chúng, hãy coi đó là những thách thức sáng tạo. Giải thích với nhân viên rằng chức năng của các ràng buộc là đảm bảo sự tập trung và định hướng chính để khuyến khích họ chấp nhận thử thách. 

Thay vì cung cấp nguồn lực dồi dào và tự do cho các nhóm nhân lực nòng cốt, hãy thử làm ngược lại: cắt giảm ngân sách, áp dụng thời hạn chặt chẽ hơn hoặc đặt ra các tiêu chí hiệu suất khắt khe hơn và bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả.