CEO kể chuyện giảm thời gian làm việc giúp doanh nghiệp thoát khỏi bờ vực phá sản

Tôi bắt đầu kinh doanh từ năm 17 tuổi và bán doanh nghiệp đầu tiên vào năm 24 tuổi với giá 3,8 triệu USD. Tôi tràn đầy tự tin và bắt đầu kinh doanh công ty thứ hai có tên Time Etc. Tôi nghĩ rằng mọi chuyện sẽ đơn giản, nhưng tôi đã nhầm, Business Insider dẫn lời kể của CEO Lashbrooke - một công ty chuyên về thời trang và trang sức tại Mỹ.

Chúng tôi phải vật lộn để tìm kiếm khách hàng, nhân viên bỏ đi và hàng tháng chúng tôi đều thua lỗ. Tất cả niềm đam mê và nhiệt huyết bắt đầu khô héo và tôi vô cùng sợ hãi trước viễn cảnh thất bại.

Phản ứng của tôi đối với vấn đề này là làm việc nhiều hơn. Tôi nghĩ rằng nếu làm việc cả ngày, mọi thứ sẽ quay trở lại quỹ đạo. Đây là điều mà trường học vẫn dạy: Làm việc chăm chỉ và thành quả sẽ đến. Vì vậy, tôi làm việc cả Chủ nhật và cố gắng hoàn thiện danh sách việc cần làm cho thứ Hai.

Thời điểm căng thẳng nhất, tôi làm việc tới 100 tiếng mỗi tuần và gần như kiệt sức. Tôi trở nên dễ cáu kỉnh và xa cách với gia đình. Tôi không gặp mặt bạn bè. Trong bốn năm, công việc kinh doanh của tôi hầu như không phát triển.

Sau đó, một biến số đã xảy ra với gia đình tôi vào năm 2011 khiến tôi bắt đầu đánh giá lại cuộc đời mình. Rõ ràng là phương pháp tiếp cận phát triển doanh nghiệp của tôi không hiệu quả và tôi cần phải thay đổi. Vì vậy, tôi lao vào nghiên cứu thói quen của những người thành công cao và tìm hiểu thêm về tâm lý đằng sau năng suất làm việc.

Tôi học được rằng những người thành công nhất thế giới không bó mình vào bàn làm việc. Họ làm việc khéo léo, có nề nếp. Họ đã học nghệ thuật đoàn kết và hiểu rõ bản thân mình. Điều này giúp họ hiểu khi nào họ làm việc hiệu quả nhất và kém năng suất nhất, sau đó lập biểu đồ ngày làm việc cho phù hợp.

Những gì khám phá ra đã khiến tôi phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc của mình và thực hiện một lịch trình 35 tiếng mỗi tuần. Bây giờ, tôi hạnh phúc và khỏe mạnh hơn, tôi dành nhiều thời gian cho ba đứa con nhỏ, và tất nhiên công việc kinh doanh của tôi đang phát triển.

Trong năm đầu tiên sau khi tôi thay đổi lịch trình làm việc, doanh thu của chúng tôi đã tăng lên. Kể từ đó, doanh nghiệp đã tăng doanh thu từ dưới 1 triệu USD lên hàng chục triệu USD.

Việc giảm thời gian làm việc mà vẫn đạt được nhiều thành công hơn không phải là điều dễ dàng, nó cần rất nhiều kỷ luật tự giác. Dù vậy, có một số thay đổi bạn có thể bắt đầu thực hiện ngay hôm nay để giúp bản thân đi đúng hướng.

Học cách ưu tiên

Việc cắt giảm giờ làm việc buộc bạn phải có sự lựa chọn cao hơn về những công việc ưu tiên cần được làm trong ngày. Câu hỏi tôi thường đặt ra là: Việc hoàn thành nhiệm vụ này có giúp thúc đẩy doanh nghiệp đi lên hay không? Tôi chỉ làm nếu câu trả lời cho câu hỏi đó là có.

Ủy quyền

Nhiều doanh nhân cảm thấy hầu như không thể ủy quyền cho cấp dưới vì không yên tâm. Tuy nhiên, học cách ủy quyền là một trong những bài học quan trọng nhất mà bạn có thể học nếu định cắt giảm thời gian làm việc.

Đầu tiên, bạn có thể bắt đầu bằng cách xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian như đặt vé du lịch, lập hóa đơn, đăng bài trên mạng xã hội và lên lịch họp. Một số việc này có thể được tự động hóa bằng phần mềm, những việc khác được xử lý tốt hơn bởi con người, nhưng chắc chắn người làm không phải là bạn. Hãy nhớ rằng bạn chỉ đang làm những công việc trực tiếp giúp doanh nghiệp của mình phát triển.

Điều tốt nhất bạn có thể làm là tin tưởng người mà bạn đang ủy quyền, đưa ra hướng dẫn rõ ràng, sau đó để họ tiếp tục làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần nhận ra rằng ủy thác một nhiệm vụ không có nghĩa là bạn không cần bao giờ tham gia làm công việc đó nữa. Thay vào đó, bạn có thể sẽ phải kiểm tra công việc và đưa ra phản hồi cho người được ủy quyền.

Tuân thủ nghiêm ngặt thời gian biểu

Mỗi giờ trong số 35 tiếng trong tuần của tôi cần được tính toán và tuân thủ nghiêm ngặt. Nếu ai đó hỏi tôi rằng liệu tôi có 5 phút rảnh rỗi để bắt chuyện hay không, câu trả lời thường là không. Tôi không bao giờ bắt đầu một ngày mà không biết chính xác mình sẽ làm gì.

Bạn có thể sử dụng các ứng dụng để giúp sắp xếp thời gian biểu trong ngành và đảm bảo năng suất làm việc. Sau khi lên kế hoạch, tôi sẽ làm đủ mọi cách để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất.

Trau dồi nhận thức về bản thân

Tất cả chúng ta đều có những khoảng thời gian cụ thể trong ngày khi chúng ta làm việc thực sự hiệu quả và những thời điểm khác khi chúng ta trở nên kém hiệu quả. Có thể là bạn tập trung tốt hơn vào những công việc phức tạp vào buổi sáng, hoặc bạn không thể đối mặt với việc giải quyết các vấn đề trước khi ăn trưa.

Rất khó để bạn thay đổi điều này. Trên thực tế, trau dồi nhận thức về bản thân có thể giúp bạn thiết kế một lịch trình làm việc phù hợp nhất. Theo dõi mức năng suất của bạn và điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp sẽ giúp tận dụng tối đa thời gian.

Tránh xa sự phân tâm

Sự mất tập trung là bất kỳ nhiệm vụ nào không trực tiếp giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Vì vậy, hãy xác định những điều gây phiền nhiễn hàng đầu. Đối với tôi, việc trả lời một số email không quan trọng, kiểm tra thông báo trên mạng xã hội,… là những điều khiến tôi phân tâm.

Nếu đó là điện thoại, bạn có thể để nó ở chế độ im lặng trong những giờ bạn làm việc. Trong khi đó, tôi thường dành nửa tiếng cuối ngày để kiểm tra các email và trả lời những email cần thiết. Tôi thấy điều này hiệu quả hơn là liên tục bị phân tâm bởi hộp thư đến suốt cả ngày.