Chiến lược kinh doanh Kaizen: Công cụ từng giúp giới doanh nghiệp Nhật vượt các đối thủ ở Mỹ

Kaizen là gì?

Kaizen, một thuật ngữ tiếng Nhật mang nghĩa "thay đổi tốt hơn", là một chiến lược kinh doanh nhằm thiết lập môi trường không ngừng cải tiến cho các tổ chức và doanh nghiệp. Mục tiêu của Kaizen là cải thiện sản phẩm, dịch vụ và con người thông qua các thay đổi qui mô nhỏ trong toàn công ty. 

Dù rất phổ biến với các tổ chức phát triển phần mềm, cải tiến công nghệ và dịch vụ, Kaizen không chỉ phù hợp cho ngành này mà còn xuất hiện ở nhiều lĩnh vực khác như chăm sóc sức khỏe, tâm lí học, chính phủ và ngân hàng nhằm tối ưu các qui trình, ra quyết định và chuẩn bị hậu cần.

Trong khi hầu hết các khung công nghệ mới của phương Tây chỉ tập trung vào cơ chế của một tổ chức như phương pháp quản lí, qui trình hoặc hậu cần chuỗi cung ứng, Kaizen là tiếp cận toàn diện mọi yếu tố từ vô hình đến hữu hình.

Kaizen so với các khung quản lí công nghệ

Cũng giống như công nghệ IT hay nguyên tắc 6 Sigma, Kaizen được thiết kế để giảm lãng phí và loại bỏ sơ suất nhưng áp dụng một cách tiếp cận khác. Kaizen tạo nên sự khác biệt so với các khung dịch vụ hoặc quản lí công nghệ khác ở điểm tập trung vào các cải tiến nhỏ dễ thực hiện. 

Các khung công nghệ khác thường nhắm tới việc đại tu qui trình, dịch vụ và sản phẩm bằng cách giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc trong phạm vi của một dự án cụ thể. Kaizen, ngược lại, giải quyết các vấn đề trong toàn tổ chức phát sinh từ một mục tiêu kinh doanh hoặc dự án với ưu tiên duy nhất là cải thiện. 

Nguyên lí này hiếm khi nhắc tới "khắc phục" các vấn đề mà chủ yếu xây dựng một môi trường khuyến khích nhân viên và lãnh đạo thoải mái đối mặt với sai lầm của chính họ và rút ra bài học.

Chiến lược Kaizen của người Nhật có tính ưu việt vượt trội so với các nguyên tắc quản lí khác. Ảnh: CIO

Một đặc trưng khác của Kaizen là phụ thuộc rất nhiều vào phản hồi của nhân viên, thay vì phản hồi của khách hàng hay các cấp lãnh đạo. Hầu hết các cải tiến được đề xuất trong môi trường Kaizen đến trực tiếp từ các nhân viên trong tổ chức, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tránh những ý kiến phản đối từ tập thể khi cải cách. 

Các công ty muốn áp dụng Kaizen cần phải kiên nhẫn vì những thay đổi thường diễn ra ở qui mô nhỏ và cần một thời gian để thu lợi ích. Các công ty mong muốn thu lại ROI (Return on Investment) từ thay đổi này có thể phải đợi hàng năm và một số cải tiến thậm chí không thể đo lường bằng cách phân tích truyền thống. 

Các khung khác quản lí khác của phương Tây như ITSM hay 6 Sigma cung cấp sự hài lòng nhanh chóng vì có thể giảm sai sót và lãng phí tức thời, cải thiện năng suất và chất lượng nhanh nhất có thể trong khi dễ dàng thể hiện thông qua phân tích chuyên sâu.

Nguyên tắc Kaizen

Kaizen trở nên phổ biến ở Mỹ trong những năm 80, khi các công ty Mỹ nhận ra rằng doanh nghiệp Nhật Bản vượt trội hơn họ nhờ triết lí Kaizen. Toàn bộ mục đích của Kaizen là xác định lỗ hổng trong các quá trình và nguồn gốc các vấn đề để khắc phục triệt để. 

Trong triết lí Kaizen, ngay cả các nhà lãnh đạo cũng phải kiểm điểm sai lầm của họ và giải quyết bằng các nguyên tắc Kaizen. Không ai phải chịu sự trừng phạt vì những sai lầm hoặc sơ suất trong môi trường Kaizen. Ngược lại, mọi người coi sai lầm là cơ hội phát triển và học hỏi.

5 nguyên tắc chính trong Kaizen

Hiểu khách hàng của bạn: Tìm hiểu những gì khách hàng của bạn muốn và cách bạn có thể cải thiện trải nghiệm của họ dựa trên những gì họ đánh giá cao.

Để nước cuốn đi: Không lãng phí là mục tiêu của toàn công ty, nơi mọi người trong tổ chức tập trung vào việc giảm thiểu và xử lí chất thải.

Đến Gemba: Gemba trong tiếng Nhật có nghĩa là địa điểm thực tế. Hãy theo dõi quá trình hoạt động, xác định điểm tạo ra giá trị và áp dụng các nguyên tắc Kaizen ở đó.

Trao quyền cho mọi người: Tổ chức nhân viên thành các nhóm với các chỉ thị và mục tiêu rõ ràng và trang bị cho họ các công cụ, hệ thống phù hợp với nhiệm vụ họ được giao.

Minh bạch: Sử dụng dữ liệu để phân tích các cải tiến đang thay đổi tổ chức như thế nào nhằm chứng minh tính ưu việt và những tiến bộ mới.

Chứng nhận và đào tạo Kaizen

Bạn có thể tìm một số chứng chỉ Kaizen bên ngoài dù thị trường việc làm sẽ không đòi hỏi. Học viện Kaizen tại Mỹ, do thương hiệu Kaizen điều hành, cung cấp 3 cấp độ chứng nhận. 

Học viện Acuity cũng cung cấp chương trình chứng nhận Kaizen Leader thông qua khóa học trực tuyến 2 tháng, mang đến góc nhìn rộng hơn về triết lí này từ góc độ lãnh đạo. Viện Chiến lược Quản lí (MSI) cũng cung cấp một hội thảo Kaizen kèm chương trình đào tạo và chứng nhận từ góc độ tập trung vào kinh doanh.

Do Kaizen đang được áp dụng toàn diện trong nhiều tổ chức, ngay cả khi nó chỉ nhằm mục đích phát triển phần mềm hoặc qui trình công nghệ, các chứng chỉ vẫn có thể cung cấp cho bạn hiểu biết giá trị cho những ai quan tâm đến nó.