Bài học 365 triệu đồng của nhà sản xuất rượu từ việc mua xô đựng đá

Tiến sĩ Tô Nhật, giảng viên của Đại học Kinh tế Quốc dân và Phó Tổng giám đốc tập đoàn AMACCAO, kể một câu chuyện về sai lầm mà mọi doanh nghiệp đều có thể mắc ở khâu mua hàng. 

Vào năm 2010, ông Nhật là Tổng giám đốc nhà máy rượu AVIA 3A. Một lần, nhân viên thị trường đề nghị nhà máy mua xô đựng đá để làm công cụ tiếp thị cho nhà hàng. Người dùng có thể ngâm rượu vodka vào xô đựng đá để tạo vị mát và ngon. 

Nhận thấy đã là việc cần thiết, ông Nhật giao cho Phó Tổng giám đốc nhiệm vụ tìm nhà cung cấp xô đựng đá nhựa màu trắng. Khi một nhà cung cấp mang xô đến, ông thấy sản phẩm khá đẹp nên nhanh chóng đồng ý kí hợp đồng với giá trị 365 triệu đồng.

Sau đó, tiến sĩ Nhật giao cho nhân viên phát triển thị trường đưa xô đến các nhà hàng để sử dụng trong các chương trình khuyến mại. Nhà hàng sẽ trao xô cho các cô PG để họ đựng đá và ngâm rượu. 

Chỉ vài ngày sau, nhân viên thị trường báo cáo xô đã vỡ rất nhanh do nhựa trở nên giòn khi tiếp xúc đá lạnh. Trong nhiều trường hợp, xô vỡ ngay khi rơi từ mặt bàn xuống đất. Ông Nhật thử nghiệm với những xô trong kho và kết quả diễn ra đúng như báo cáo của nhân viên thị trường.

"Tôi thực sự cảm thấy tức giận, cảm giác như nhà cung cấp lừa đảo chúng tôi. Số tiền mà nhà máy mất (365 triệu đồng) cũng khá lớn vào năm 2010", ông thổ lộ. Sau đó, nhà máy vẫn phải mua loại xô đựng đá khác.

Vì sao nhà cung cấp có thể qua mặt ban lãnh đạo nhà máy dễ dàng? Nhafmays có thể rút ra bài học gì từ vụ việc? Ông Nhật nhận thấy tổn thất phát sinh do bản thân ông thiếu kinh nghiệm trong hoạt động mua.

Bài học mà ông Nhật rút ra khi mua hàng là phải yêu cầu nhà cung cấp mang sản phẩm mẫu đến để kiểm tra kĩ, yêu cầu họ bồi thường gấp đôi giá trị hợp đồng nếu chất lượng sản phẩm không đúng như cam kết. Ngoài ra, hai bên phải lập thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

"Riêng với xô đựng đá, chúng tôi thử chất lượng bằng cách thả xô từ tầng 3 xuống để xem chúng vỡ hay không. Sau thử nghiệm, hai bên kí vào biên bản nghiệm thu", ông nói.

Khi thử nghiệm, ông Nhật yêu cầu nhân viên kĩ thuật kiểm tra trước sự chứng kiến của nhân viên kho và người bán. Sau đó, hai bên lưu giữ sản phẩm mẫu với chữ kí của hai bên trên sản phẩm.

Chưa hết, với những sản phẩm, nguyên liệu khác, ông Nhật đều yêu cầu cấp dưới thẩm định kĩ năng lực nhà cung cấp, qui cách chất lượng, đề ra các tiêu chí cần nghiệm thu. Nhân viên kĩ thuật, thủ kho và nhân viên vật tư cùng chịu trách nhiệm nghiệm thu sản phẩm.

Qui trình như vậy khiến tình huống trớ trêu với xô đựng đá nhựa không thể tái diễn. Ngoài ra, nó cũng ngăn chặn tình trạng nhân viên kĩ thuật hay nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để trục lợi cá nhân. 

"Khả năng thông đồng giữa 3 người sẽ thấp hơn rất nhiều so với 2 người. Đây là một thủ tục cần thiết trong hoạt động quản lí, điều hành khâu mua nguyên liệu, sản phẩm đầu vào", ông Nhật lập luận.