Các cuộc họp sẽ thú vị, hiệu quả hơn khi nhân viên có quyền không dự
Phạm Xuân Quang, trưởng phòng kinh doanh của một công ty giáo dục, phải dành khá nhiều thời gian cho các cuộc họp. Ngoài những cuộc họp phòng đầu tuần và họp ban lãnh đạo vào cuối tuần, anh còn tham dự trung bình 2-3 cuộc họp khác. Điều khiến Quang trăn trở là nhiều cuộc họp gây lãng phí thời gian của anh vì không giải quyết được vấn đề, hoặc không liên quan nhiều lắm tới anh.
"Nhiều người còn làm việc riêng trong cuộc họp. Khi người lãnh đạo nhắc, họ nói rằng họ phải viết mail để phản hồi yêu cầu của khách hàng, hoặc hoàn thành nốt bản báo cáo trước thời hạn chót", Quang kể.
Loại trừ tình trạng làm việc riêng trong cuộc họp
Đoàn Thùy Nhung, người đồng sáng lập công ty Thảo Mộc Trường Sinh, nhận định không ai muốn lãng phí thời gian cho những cuộc họp vô bổ. Theo chị, mọi người cũng không thích khi thấy người bên cạnh kiểm tra e-mail, đọc báo điện tử hay chat trong cuộc họp.
"Chúng ta đều là người trưởng thành và không ai có thể ép bạn tập trung cao độ trong một cuộc họp mà bạn tin là không hiệu quả. Vì thế, ở công ty tôi, tham dự các cuộc họp ", Nhung bình luận.
Bằng cách ban hành quy định rõ ràng về việc tham gia cuộc họp, chị Nhung loại trừ mọi lời đổ lỗi vì không ai buộc phải dự họp nếu họ không muốn và mọi người không làm việc riêng trong lúc họp.
 |
| Khi mọi người không buộc phải dự cuộc họp, họ sẽ không làm việc riêng trong quá trình bàn bạc. Ảnh: INC |
"Nếu việc của ai đó quan trọng hơn cuộc họp, hãy dành thời gian cho nó thay vì họp. Quy định khiến mọi người hiểu rằng họ tự chịu trách nhiệm đối với việc sử dụng thời gian của họ", nữ doanh nhân phát biểu.
Người lãnh đạo phải định hướng rõ giá trị của cuộc họp
Nguyễn Tuấn Dũng, giám đốc công ty nội thất thông minh Xhome, nhận định rằng khi không ai buộc phải dự họp và khi mọi người có thể rời cuộc họp nếu họ nhận ra nó gây lãng phí thời gian của họ, các nhà lãnh đạo chủ trì cuộc họp sẽ phải học cách quảng cáo giá trị của từng cuộc họp trong thông báo hoặc lời mời. Quy định "họp không phải việc bắt buộc" sẽ khiến các nhà lãnh đạo suy nghĩ nghiêm túc về lý do cuộc họp diễn ra, giá trị mà người tham dự cuộc họp sẽ nhận và kết quả cuộc họp.
Sự rõ ràng, nhất quán là yêu cầu tiên quyết của mọi cuộc họp, song những nhà lãnh đạo bận rộn thường bỏ qua yêu cầu này khi họ biết mọi người sẽ xuất hiện.
"Chủ doanh nghiệp và các nhà quản trị nên bỏ ngay ý nghĩ rằng người khác sẽ dự những cuộc họp vô ích. Khi đó những cuộc họp sẽ trở nên thiết thực hơn", anh Dũng bình luận.
 |
| Anh Nguyễn Tuấn Dũng, người sáng lập công ty nội thất Xhome, nhận định nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải học cách quảng cáo để mọi người cảm thấy háo hức mỗi khi tham dự một cuộc họp. Ảnh: NVCC |
Mã Ngọc Thể, chủ một công ty quảng cáo ở TP Hồ Chí Minh, thừa nhận việc xác định rõ ràng giá trị của mỗi cuộc họp giúp anh tiết kiệm khá nhiều thời gian.
"Trong nhiều trường hợp, thay vì tổ chức họp toàn công ty như trước đây, tôi nhận ra rằng tôi chỉ cần họp với những người liên quan mật thiết tới giá trị cuộc họp. Với một số cuộc họp, tôi không cần chủ trì, mà giao trách nhiệm đó cho cấp quản lý thấp hơn. Nhờ đó, công ty giảm trung bình 3-4 cuộc họp không cần thiết mỗi tuần, đồng thời số người tham dự các cuộc họp cũng giảm", anh Thể tâm sự.
Hỗ trợ các giá trị cốt lõi
Lê Bích Ngọc, giám đốc một công ty du lịch ở Quy Nhơn, nhận định rằng trong một công ty mà ban lãnh đạo coi trọng chất lượng dịch vụ và sự thoải mái của người lao động, nhân viên sẽ luôn ý thức rằng họ phải coi trọng bản thân và khách hàng hơn mọi yếu tố khác, kể cả khi việc đó khiến họ bỏ lỡ các cuộc họp hoặc tham dự họp muộn.
"Với chính sách mọi người có thể bỏ các cuộc họp, các tổ chức ngầm khẳng định nếu người lao động có quyền lựa chọn giữa họp và những giá trị cốt lõi của công ty, họ có quyền chọn các giá trị cốt lõi", chị Ngọc bình luận.
Chu Việt Hoa, giám đốc kinh doanh của một công ty xe đạp điện ở Hà Nội, khẳng định các nhân viên kinh doanh của chị không nhất thiết phải tham dự mọi cuộc họp. Nếu bận chăm sóc hoặc gặp khách hàng, họ có thể báo cho nhà quản lý rồi bỏ họp.
"Nhân viên của tôi không bao giờ phải hủy hoặc dời lịch hẹn với khách hàng chỉ vì cuộc hẹn trùng với lịch họp của công ty. Bộ phận hành chính luôn có biện pháp để mọi người nắm nội dung cuộc họp nếu họ không thể tham dự, như viết biên bản hoặc ghi âm cuộc họp", chị kể.
Xem thêm Bà Thái Hương: 5 năm, đi hàng trăm cuộc họp, vẫn chưa thấy cái cần tìm! |
