Văn bản về quy trình là tài liệu vô giá của mọi công ty
Hầu hết mọi ngày người khởi nghiệp sẽ cảm thấy mệt mỏi, nhưng vẫn rất thỏa mãn. Thật ra, họ rất dễ bị cuốn vào cơn điên cuồng khởi nghiệp, phải tham gia vào rất nhiều thứ khác nhau cùng một lúc mà hiếm khi đủ thời gian để dừng lại và suy nghĩ về các bước tiếp theo trong hành trình khởi nghiệp của họ.
Tuy nhiên, điều quan trọng đối với mọi nhà khởi nghiệp là phải dừng lại và suy nghĩ về việc viết ra các quy trình và giao thức ngay từ giai đoạn đầu của cuộc hành trình. Thói quen này sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong tương lai, chưa kể đến việc duy trì hoạt động tốt nhất cho công ty của họ.
Thomas Goetz, giám đốc điều hành và người đồng sáng lập của công ty chăm sóc sức khỏe Iodine tại Mỹ. Ảnh: INC
Thomas Goetz, giám đốc điều hành và người đồng sáng lập của công ty chăm sóc sức khỏe Iodine tại Mỹ, đã ủng hộ việc ghi chép đầy đủ trong một bài viết trên tạp chí INC. Ông nói rằng các nhà phát triển phần mềm, những người thường phải tạo tài liệu kèm theo phần mềm của họ, đã thực hành thao tác này từ rất lâu.
"Nhưng việc ghi chép thông tin không chỉ hữu ích đối với phần mềm; Đó còn là kỷ luật tốt, cả cho những người mới bắt đầu khởi nghiệp và cho những nhà khởi nghiệp đã đạt được thành công," Goetz viết. "Đối với những người mới, nó là một cách để khắc ghi cấu trúc và tính nghiêm chỉnh của công ty, để chứng minh công ty họ muốn tạo.
Kế hoạch tăng trưởng chi tiết
Vì vậy, chính xác người khởi nghiệp nên ghi lại thông tin nào? Đối với Goetz, những ghi chép về các nguyên tắc và chiến lược cốt lõi có thể đóng vai trò là kế hoạch chi tiết cho sự phát triển của công ty một ngày nào đó. Hoặc đối với những công ty đang trên đà tăng trưởng nhanh, đó là một cách để thúc đẩy công ty bằng truyền thông trôi chảy và "ngăn không để công ty bị kéo xuống bởi những kiến thức rời rạc".
Ông trích dẫn bốn lĩnh vực mà việc ghi chép lại là vô giá: phát triển sản phẩm; tạo định hướng về phong cách hướng dẫn các chức năng khác nhau của công ty; đào tạo nhân viên mới; và hỗ trợ khách hàng, có lẽ dưới dạng câu hỏi và trả lời, vì mỗi doanh nghiệp cần có các quy tắc về cách giao tiếp với khách hàng.
Erik Cheong, người đồng sáng lập dịch vụ giao hàng cho người mua hàng trực tuyến Park N Parcel có trụ sở tại Singapore, tin vào tầm quan trọng của việc ghi chép hợp lý về các quy trình và giao thức ngay từ giai đoạn đầu.
"Với việc ghi chép phù hợp, các quy trình sẽ hiệu quả hơn, [chẳng hạn như] trong quá trình chuyển đổi công việc khi có một thành viên mới trong nhóm", Cheong chia sẻ. Ông nói thêm rằng việc ghi lại trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, tuyển dụng và quan hệ khách hàng sẽ "tiện dụng và có thể áp dụng" cho việc huy động vốn và tham gia các chương trình tăng tốc hoặc ươm tạo.
Ảnh minh họa: pweb.com
Alden Leong Qi Wen, đồng sáng lập VAV, một công ty truyền thông âm thanh có trụ sở tại Malaysia, đồng ý với Erik. Theo ông, quy trình ghi lại cực kỳ khó khăn nhưng có thể rất có giá trị, đặc biệt là nếu công ty khởi nghiệp đang tìm cách mở rộng quy mô và nhân đôi hoạt động kinh doanh của mình ở các quốc gia khác.
"Bản kế hoạch chi tiết của công ty sẽ giúp các nhà đầu tư tin tưởng vào công ty khởi nghiệp của họ… và tất cả điều này đều phụ thuộc vào khả năng ghi chép, lưu trữ của họ." theo Le Leong.
Ông coi tài liệu là tài sản vô giá của công ty, đến nỗi mỗi khi ông đào tạo một nhân viên, ông đều thực hiện một hướng dẫn cụ thể, sau đó giải thích chi tiết từng bước cách ghi chép lại cách tiến hành một công việc cụ thể.
Leong nói rằng thủ tục ấy này sẽ giúp giảm thiểu những lỗi gây ra bởi ghi chép sơ sài, chẳng hạn như nhân viên hoàn toàn không thực hiện nhiệm vụ này vì anh ta không biết nó đã làm thế nào hoặc thực hiện việc đó một cách ngớ ngẩn.
"Cả hai trường hợp khó chịu xảy ra với những nhà sáng lập là những người như chúng tôi sẽ phải dọn dẹp mớ hỗn độn," Giáo sư Leong nói, "hoặc nhân viên không biết phải làm gì và liên tục hỏi về cách thực hiện nhiệm vụ và làm lãng phí thời gian".
Tuy nhiên, Luis Buenaventura, đồng sáng lập và giám đốc chiến lược của dịch vụ chuyển tiền bitcoin có trụ sở tại Manila, Bloom Solutions, cảnh báo không nên làm điều này quá. Ông khuyên nên thực hiện "ghi chép tối thiểu các tài liệu tối cần thiết để hoàn thành công việc, đặc biệt là trong năm đầu khởi nghiệp."
"Những thứ như quy trình kinh doanh thay đổi rất nhiều trong những ngày đầu đến nỗi hầu hết các tài liệu của họ sẽ bị lỗi thời trong vòng vài tháng, và nhóm của họ chưa đủ lớn để hưởng lợi từ việc chia sẻ kiến thức này," ông Bu Buavavura nói. "Nói như vậy, hình thành kỷ luật từ sớm là rất tốt, để họ có thể đào tạo nhân viên mới theo hướng dễ cho phát triển mở rộng công ty sau này. Chỉ là đừng bắt đầu quá sớm."
Chọn bộ công cụ phù hợp
Để tiến hành quá trình dễ dàng, có rất nhiều công cụ hiện có mà các công ty khởi nghiệp có thể dễ dàng sử dụng. Hiện tại, Buenaventura cho rằng các thư mục Google Drive được chia sẻ chung và Asana dường như đã đảm nhận được vai trò này.
Leong thích sử dụng PowerPoint vì nó cho phép ông linh hoạt để chèn ảnh hoặc ảnh chụp màn hình, trong khi chèn bình luận và hướng dẫn chi tiết. "PowerPoint đơn giản và dễ dàng cho mọi người cập nhật và chỉnh sửa", ông nói thêm rằng các tài liệu phải dễ hiểu mà không đòi hỏi trao đổi trực tiếp.
Đối với Cheong và nhóm của ông, sử dụng Github và Swagger đáp ứng tốt việc ghi chép về phát triển phần mềm. Nhưng đối với các lĩnh vực khác như phát triển sản phẩm và quan hệ khách hàng, nhóm sử dụng Google Docs và Dropbox.
"Chúng ta thấy rất nhiều nền tảng hỗ trợ hoạt động ghi chép lại trên thị trường", ông Cheong nói. "Với những người mới khởi nghiệp, họ nên tập trung vào những gì quen thuộc và chọn những công cụ hoạt động tốt nhất với khuôn khổ của họ".
