3 kĩ năng sẽ giúp bạn thành công rực rỡ trong năm Canh Tý 2020

Những dự án khổng lồ, deadline sát nút và một danh sách việc cần làm dường như vô tận: những trải nghiệm này quá phổ biến trong cả đời thường và công việc của chúng ta.

Vào giai đoạn khởi đầu năm mới, nhiều người cố gắng hoàn thành mục tiêu quản lí thời gian tốt hơn, khỏe mạnh hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn. Mục tiêu phát triển thực sự quan trọng đối với sự nghiệp mỗi người và không có gì ngạc nhiên khi kĩ năng quản lí thời gian được xem là một trong số các kĩ năng được đánh giá cao nhất.

Vậy làm thế nào để trở thành người quản lí thời gian tốt hơn? Chắc chắn không thiếu lời khuyên từ sách và blog, thủ thuật và ứng dụng,... Tất cả được tạo ra để tăng cường khả năng quản lí thời gian của bạn bằng hàng loạt các công cụ luôn sẵn sàng để cài đặt. 

Tuy nhiên, thực tế khó khăn nhất đối với các cá nhân đang cố gắng cải thiện kĩ năng quản lí thời gian là dù các công cụ có được thiết kế hiệu quả đến đâu, chúng dường như vẫn không có tác dụng.

May mắn, có rất nhiều nghiên cứu đi sâu vào kĩ năng quan trọng này. Ở đây, quản lí thời gian bao gồm quá trình ra quyết định về phân bổ, bảo vệ và điều chỉnh thời gian nhằm thay đổi môi trường. Theo Harvard Business Reivews (HBR), ba kĩ năng đặc biệt giúp những người thành công có thể sử dụng thời gian hợp lí bao gồm:

Kĩ năng nhận thức 

Hiệu quả khác với hiệu suất. Hiệu quả là hoàn thành mọi việc thật tốt và hiệu suất là làm mọi thứ nhanh chóng. Cả hai yếu tố đều quan trọng và theo đuổi chỉ một trong hai sẽ khiến bạn mất cân bằng.

- Tìm thời gian làm việc hiệu suất cao nhất của bạn: Chia 24h thành 3-4 khoảng thời gian và trong suốt một tuần, sắp xếp thứ tự hiệu suất từ mức cao nhất đến thấp nhất (năng suất cao nhất là hiệu suất cao nhất).

- Đối xử với thời gian của bạn như với tiền bạc: Tạo ngân sách thời gian chi tiết và cách bạn sử dụng mỗi giờ trong một tuần. Phân loại thời gian thành thời gian cố định (phải có thời gian tập trung) và thời gian tùy ý (giải quyết nhiều việc khác nhau).

- Đếm thời gian: Ghi lại thời gian bạn đã dành cho mỗi nhiệm vụ thay vì thời gian còn lại.

- Đánh giá thực tế kĩ năng ước lượng thời gian của bạn: Sau khi hoàn thành một công việc, hãy so sánh khoảng thời gian bạn ước tính và thời gian thực tế. Từ đó, đưa ra kết luận chính xác hơn cũng như các điểm yếu khác của bản thân trong việc lên lập trình.

- Tránh ngụy biện vô thức. Khi bạn nghĩ rằng bạn đang dành quá nhiều thời gian cho một hoạt động, hãy lùi lại và đánh giá tầm quan trọng của nó (ví dụ: kết quả sẽ như thế nào, ai sẽ bị ảnh hưởng nếu kết thúc hoặc không kết thúc, ...).

Kĩ năng sắp xếp 

Các nhiệm vụ không quen thuộc nhưng quan trọng thường có đường cong học tập dốc hơn và yêu cầu thời gian khó dự đoán hơn. Phát triển kĩ năng sắp xếp không phải là tổ chức công việc để kiểm soát cuộc sống của bạn tốt hơn mà là kiểm soát cuộc sống của bạn và cấu trúc công việc xoay quanh bản thân bạn.

- Ưu tiên các hoạt động và nghĩa vụ quan trọng: Liệt kê danh sách những việc cần làm, những cuộc họp cần tham dự hay nhiệm vụ cần hoàn thành là một điều cơ bản trong quản lí thời gian.

- Tránh hiệu ứng tâm lí “khẩn cấp”. Sự khẩn cấp và tầm quan trọng có ít nhiều liên quan nhưng vẫn khác biệt. Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi bạn phải hành động ngay lập tức trong khi các nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng lớn và lâu dài hơn. Nhiệm vụ vừa cấp bách vừa quan trọng nên được thực hiện trước tiên.

- Sử dụng một ứng dụng lịch. Ghi lại deadline cho các nhiệm vụ và cuộc hẹn để thực hiện ngay lập tức theo kế hoạch hoặc yêu cầu. Để khoa học hơn, hãy bổ sung các tính năng và phân loại như công việc, giải trí, gia đình...

- Lịch trình thời gian được đảm bảo. Đặt lịch hẹn với chính mình để đảm bảo thời gian dành cho các dự án quan trọng nhất không bị gián đoán.

- Nhận phản hồi về lịch trình. Khi lập kế hoạch, hãy yêu cầu một bên trung lập phản hồi về các dự báo thời gian của bạn.

- Hãy thử các mục tiêu ngắn. Khi một mục tiêu dường như quá khó khăn để đạt được, hãy đặt ra những chặng đường ngắn hơn.

Kĩ năng thích ứng 

Kĩ năng này được thử thách và phát triển trong những tình huống áp lực cao và thậm chí là khủng hoảng. Trách nhiệm phải xử lí các tình huống đó một cách tỉnh táo, không bị chi phối bởi căng thẳng, lo lắng hoặc mất tập trung là rất khó.

Hãy thử xếp chồng thói quen. Hãy gắn các hành vi quản lí thời gian với các thói quen sẵn có (ví dụ: theo dõi tiến trình hàng ngày vào sau mỗi bữa ăn tối).

- Áp dụng các khoảng thời gian tập trung ngắn: Khi các nhiệm vụ có vẻ quá sức, hãy nỗ lực tối đa trong khoảng thời gian từ 15 - 30 phút để tránh sự trì hoãn.

- Thử sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian hoặc kiểm tra danh sách việc cần làm: Hãy nhớ hiệu quả phải xứng đáng với chi phí sử dụng các công cụ này. 

- Đừng trở thành một người lệ thuộc vào nhắc nhở: Mỗi khi bạn cài đặt một lời nhắc nhở trên điện thoại hoặc máy tính, nên bổ sung những giải thích hoặc mô tả chi tiết, tầm quan trọng của nhiệm vụ, chất lượng mong đợi, v.v.

- Tạo kế hoạch dự phòng: Hãy suy nghĩ về trường hợp tốt nhất / xấu nhất có thể xảy ra khi lập kế hoạch.

- Tránh lãng phí thời gian. Nếu bạn đã xác định được các khoảng thời gian cần tập trung cao độ, hãy chặn các trang mạng xã hội trong thời gian này.

Trong giai đoạn đầu năm nhiều động lực, quản lí thời gian tốt hơn vẫn là mục tiêu lâu dài, bền bỉ với rất nhiều người trong chúng ta bởi đây cũng là kĩ năng then chốt . 

Con đường này bắt đầu bằng việc vượt qua thói quen sửa chữa mọi thứ hời hợt và thay vào đó là hướng tới nỗ lực đánh giá, xây dựng các kĩ năng quản lí thời gian cơ bản trước khi năm làm việc mới bắt đầu.