Thành viên HĐQT từ chức và hệ lụy pháp lý phát sinh
 |
Những rắc rối pháp lý
Thành viên HĐQT là một trong những người quản lý của công ty cổ phần. Theo quy định tại khoản 2 điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2014, nhiệm kỳ của thành viên HĐQT không quá 5 năm và được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Tuy vậy, không phải thành viên nào cũng có điều kiện giữ chức vụ đến hết nhiệm kỳ. Vì những lý do khác nhau, nhiều trường hợp thành viên từ chức (hay còn được gọi là “từ nhiệm”) trước khi kết thúc nhiệm kỳ.
Các lý do dẫn đến sự từ chức của thành viên HĐQT rất đa dạng, chẳng hạn thành viên HĐQT là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nhưng không còn được cử là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức đó nữa; tự nhận thấy mình không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn làm thành viên HĐQT; từ chức vì không có thời gian, vì những lý do cá nhân khác hoặc thậm chí buộc phải từ chức do sự dàn xếp nội bộ để “ra đi trong êm đẹp”…
Thực tế cho thấy việc từ chức của thành viên HĐQT diễn ra khá phổ biến. Tuy nhiên, hiện chưa có những quy phạm pháp luật cụ thể điều chỉnh đối với hành vi từ chức của thành viên HĐQT và các vấn đề khác liên quan. Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ quy định thành viên HĐQT có đơn từ chức thì đó là một trong những trường hợp bị miễn nhiệm theo quy định tại điểm c khoản 1 điều 156, ngoài ra không có quy định nào khác đối với việc từ chức của thành viên HĐQT.
Đối với công ty đại chúng, Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị áp dụng đối với công ty đại chúng cũng không có quy định này. Điều lệ mẫu của công ty đại chúng ban hành kèm theo Thông tư 95/2017/TT-BTC chỉ quy định thành viên HĐQT không còn tư cách thành viên trong trường hợp “có đơn từ chức”. Có vẻ như các nhà làm luật để ngỏ cho các công ty cổ phần tự xử lý về việc từ chức của thành viên HĐQT, tuy nhiên, các công ty hầu như không quy định cụ thể về vấn đề này. Từ đó, làm phát sinh nhiều rắc rối liên quan.
Những rắc rối pháp lý liên quan đến việc từ chức của thành viên HĐQT mà các công ty cổ phần thường gặp phải là rất đa dạng và làm doanh nghiệp lúng túng khi xử lý. Chẳng hạn như hình thức, nội dung của văn bản từ chức (“đơn từ chức”) của thành viên HĐQT như thế nào? Thành viên HĐQT xin từ chức có bắt buộc phải nêu lý do trong đơn từ chức hay không? Đơn từ chức phải được gửi theo phương thức nào, phải gửi đến công ty trước ngày từ chức bao lâu? Việc từ chức có hiệu lực từ khi nào, có cần phải được sự chấp thuận, thông qua của HĐQT? Thành viên HĐQT đã gửi đơn từ chức có được rút lại đơn? Hậu quả pháp lý của việc từ chức, rút lại đơn từ chức như thế nào? Việc bầu bổ sung thành viên HĐQT thay thế thành viên HĐQT từ chức?…
Thông thường, thành viên có đơn từ chức thường gửi đơn đến HĐQT và trong đơn thường đề nghị HĐQT “xem xét, chấp thuận”. Tuy vậy, vấn đề đặt ra là việc từ chức của thành viên có cần được HĐQT chấp thuận không? HĐQT có thẩm quyền để chấp thuận đơn từ chức của thành viên hay không? Đây gần như là rắc rối pháp lý lớn nhất mà các công ty cổ phần gặp phải khi xảy ra trường hợp thành viên HĐQT từ chức.
Từ thực tế các vụ việc mà người viết gặp phải, một số công ty cổ phần khi nhận được đơn từ chức của thành viên HĐQT thì thường tiến hành họp HĐQT, xem xét và ra nghị quyết chấp thuận việc từ chức của thành viên. Thành viên chấm dứt tư cách kể từ thời điểm HĐQT quyết định. Tuy nhiên, rắc rối phát sinh là thành viên đã có đơn từ chức có được/phải tham gia cuộc họp HĐQT này không? Thành viên HĐQT có đơn từ chức có quyền biểu quyết về việc từ chức của chính mình hay không? Nếu HĐQT không chấp thuận đơn từ chức thì có buộc thành viên đã có đơn từ chức tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐQT? Những vấn đề này đều chưa được quy định rõ.
Bên cạnh đó, điều lệ một số công ty (dựa trên điều lệ mẫu của công ty đại chúng ban hành theo Thông tư 121/2012/TT-BTC trước đây và hiện nay là Thông tư 95/2017/TT-BTC) lại quy định thành viên HĐQT “không còn tư cách thành viên HĐQT” khi “có đơn từ chức”. Điều này làm phát sinh một vấn đề pháp lý rất lớn là tư cách thành viên HĐQT chấm dứt kể từ thời điểm “có đơn từ chức” hay kể từ thời điểm bị đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) miễn nhiệm? Xác định chính xác thời điểm chấm dứt tư cách thành viên HĐQT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản trị công ty, xác định quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐQT đó và đặc biệt là để xác định tỷ lệ dự họp, tỷ lệ thông qua nghị quyết của HĐQT (mà nếu xác định không chính xác thì hậu quả nghị quyết HĐQT bị hủy bỏ khi có tranh chấp tại tòa án là rất cao).
Tuy thực tế một số công ty cổ phần đã xử lý việc từ chức của thành viên HĐQT như nêu trên nhưng nếu căn cứ vào quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì không có quy định nào xác định thẩm quyền của HĐQT đối với việc xem xét, chấp thuận đơn từ chức của thành viên HĐQT và cũng không có quy định nào minh thị thành viên có đơn từ chức sẽ không còn là thành viên HĐQT như điều lệ mẫu đã nêu. Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ quy định hậu quả pháp lý của việc thành viên HĐQT có đơn từ chức là bị miễn nhiệm và chỉ có ĐHĐCĐ mới có thẩm quyền miễn nhiệm tư cách thành viên HĐQT (điểm c khoản 2 Điều 135 Luật Doanh nghiệp 2014).
Nếu căn cứ vào những quy định này của Luật Doanh nghiệp 2014 và theo logic thông thường, hoàn toàn có thể lập luận và hiểu rằng thành viên HĐQT do ĐHĐCĐ bầu và xác lập tư cách, cho nên đến khi nào thành viên HĐQT bị miễn nhiệm, bãi nhiệm bởi ĐHĐCĐ thì mới chính thức chấm dứt tư cách thành viên. Do đó, khi thành viên HĐQT có đơn từ chức thì đó chỉ là căn cứ để ĐHĐCĐ xem xét miễn nhiệm tại cuộc họp ĐHĐCĐ gần nhất. Việc xem xét, chấp thuận đơn từ chức của thành viên HĐQT không thuộc thẩm quyền của HĐQT mà thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Thành viên có đơn xin từ chức vẫn phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ thành viên HĐQT cho đến khi chấm dứt tư cách (bị miễn nhiệm, bãi nhiệm) bởi ĐHĐCĐ. Tuy vậy, đây cũng chỉ là một trong những quan điểm và là một trong những cách thức xử lý của các công ty cổ phần đối với trường hợp từ chức của thành viên HĐQT.
Khuyến nghị giải pháp
Vì luật chưa quy định và Điều lệ, quy chế nội bộ của các công ty cũng không quy định nên các công ty thường rất lúng túng trong việc xử lý khi có thành viên HĐQT từ chức. Thông thường, các công ty xử lý theo quyết định của HĐQT, tuy nhiên, việc xử lý này chỉ mang “cảm tính” chứ không có quy định pháp luật nào hoặc quy định nội bộ nào để áp dụng trong quá trình xử lý.
Người viết cho rằng nếu thành viên HĐQT đã có ý chí, nguyện vọng từ chức, không muốn hoặc không có điều kiện tiếp tục gắn bó, cống hiến cho công ty với tư cách thành viên HĐQT thì không nên miễn cưỡng, buộc họ phải tiếp tục thực hiện công việc mà họ không muốn làm. Tuy nhiên, nếu chỉ vì có thành viên HĐQT từ chức mà phải tổ chức ngay cuộc họp ĐHĐCĐ để miễn nhiệm thì cũng rất bất tiện cho công ty bởi lẽ việc triệu tập một cuộc họp ĐHĐCĐ không phải dễ dàng, đặc biệt là đối với các công ty đại chúng. Do vậy, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp 2014 cần có những quy định cụ thể điều chỉnh đối với trường hợp thành viên HĐQT từ chức, đồng thời cần có quy định cho phép điều lệ công ty được quy định khác phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Người viết cho rằng văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp 2014 hoặc/và điều lệ công ty cổ phần cần quy định một số vấn đề sau đây liên quan đến việc từ chức của thành viên HĐQT để phòng ngừa và có căn cứ xử lý những rắc rối phát sinh nêu trên khi có thành viên từ chức.
Thứ nhất, quy định về hình thức, nội dung của đơn từ chức của thành viên HĐQT. Về hình thức và nội dung của đơn từ chức của thành viên HĐQT, hiện nay pháp luật không quy định cụ thể. Có thể quy định đơn từ chức của thành viên phải có một số nội dung cơ bản như địa điểm, ngày tháng năm làm đơn, họ và tên của thành viên, thời điểm được bầu làm thành viên, chữ ký của thành viên từ chức; ngoài ra, có thể nêu rõ lý do từ chức. Đơn từ chức phải là “bản cứng”, có chữ ký “tươi” của thành viên HĐQT từ chức và đơn từ chức phải được gửi đến trụ sở công ty theo phương thức phù hợp.
Thứ hai, quy định về hậu quả pháp lý của việc từ chức. Hiện nay, với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và quy định của điều lệ mẫu của công ty đại chúng, có thể lựa chọn quy định theo một trong hai hướng.
Một là, quy định theo hướng thành viên HĐQT không còn tư cách thành viên (không còn thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐQT) kể từ ngày công ty nhận được đơn từ chức hợp lệ. HĐQT không cần họp, xem xét chấp thuận, thông qua đơn từ chức của thành viên HĐQT. Việc từ chức của thành viên HĐQT sẽ được trình tại cuộc họp ĐHĐCĐ gần nhất để thông qua việc miễn nhiệm. Trường hợp ĐHĐCĐ thông qua việc miễn nhiệm thì thành viên HĐQT chính thức chấm dứt tư cách thành viên. Trường hợp ĐHĐCĐ không thông qua việc miễn nhiệm thì thành viên đã có đơn từ chức được khôi phục tư cách và vẫn phải thực hiện quyền, nghĩa vụ của thành viên HĐQT đến hết nhiệm kỳ và phải chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ.
Hai là, quy định theo hướng ngược lại, khi thành viên HĐQT có đơn từ chức thì thành viên đó vẫn duy trì tư cách thành viên HĐQT, tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐQT cho đến khi chính thức chấm dứt tư cách thành viên bởi quyết định miễn nhiệm của ĐHĐCĐ (dựa trên đơn từ chức của thành viên đó).
Thứ ba, quy định về việc rút đơn từ chức của thành viên HĐQT. Nếu thành viên đã từ chức chưa bị miễn nhiệm bởi ĐHĐCĐ thì có quyền rút đơn từ chức. Nếu việc từ chức của thành viên HĐQT chưa được đưa ra xem xét tại ĐHĐCĐ thì HĐQT có quyền xem xét, quyết định chấp thuận hoặc không chấp thuận việc rút đơn từ chức. Nếu việc rút đơn từ chức được đưa ra tại ĐHĐCĐ thì ĐHĐCĐ xem xét, quyết định chấp thuận hoặc không chấp thuận việc rút đơn từ chức. Nếu HĐQT hoặc ĐHĐCĐ chấp thuận việc rút đơn từ chức thì thành viên HĐQT đã từ chức được khôi phục tư cách thành viên HĐQT từ thời điểm được xác định theo nghị quyết của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ.
Đối với các công ty cổ phần, trong khi chưa có quy định pháp luật điều chỉnh và chưa có hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về việc từ chức của thành viên HĐQT, cần sửa đổi, bổ sung vào điều lệ hoặc/và sửa đổi, bổ sung các quy chế nội bộ những quy định cụ thể liên quan đến việc từ chức của thành viên HĐQT để có hướng xử lý tạm thời khi xảy ra trường hợp thành viên HĐQT từ chức.
