7 cách tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí cho các công ty khởi nghiệp

Khi nghiên cứu về chi phí khởi nghiệp, nhóm chuyên gia của Oberlo nhận thấy rằng kết quả tài chính của việc kinh doanh dường như luôn khác xa kì vọng ban đầu. Cụ thể hơn, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường chi tiêu nhiều gấp đôi trong năm đầu tiên so với dự đoán ban đầu.

Vậy kế hoạch ban đầu sai ở đâu? Chi tiêu quá mức thường xảy ra trong lĩnh vực nào? Và các công ty start-up có thể làm gì để giảm chi phí này? 

Thực tế cho thấy hầu như tất cả các nhà khởi nghiệp đều mắc phải một số sai lầm tương tự trong 12 tháng đầu kinh doanh và tin vui là những sai lầm này đều có thể tránh được nếu làm theo 7 lời khuyên dưới đây, theo Shopify.

1. Đừng xem nhẹ kế hoạch tài chính

Bước đầu tiên để đạt được một hay nhiều mục tiêu tài chính là viết ra giấy. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên nhưng những người lần đầu thử sức với kinh doanh đôi khi cảm thấy quá trình lập kế hoạch tài chính này là quá sức hoặc không cần thiết nên hoàn toàn bỏ qua. Nếu bạn cũng đang như vậy, hãy suy nghĩ lại.

Lập kế hoạch tài chính buộc nhà khởi nghiệp phải kiểm kê lại mọi thông tin về tình hình hiện tại, mục tiêu mong muốn và phương thức đến đích. Vạch rõ định hướng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn trong các tình huống khó khăn và bức tranh toàn cảnh chính là 'la bàn' hữu ích nhất khi bạn bị sa lầy trong chặng đường đầu tiên đầy gian nan.

2. Phát triển mạng lưới quan hệ

Nhìn chung, mạng lưới quan hệ đối tác càng lớn thì công việc càng thuận lợi. Bất cứ ai bạn gặp đều có thể là cố vấn, khách hàng hoặc đối tác tiềm năng. Và trong những ngày đầu, họ thực sự có thể giúp bạn cắt giảm chi phí đáng kể bằng cách biến thời gian và kĩ năng của bạn thành tiền. 

Hơn nữa, cách dễ nhất để dự báo chính xác số tiền cần đầu tư vào doanh nghiệp là trao đổi với những người đã có kinh nghiệm hoặc những nhà tư vấn hiểu biết chuyên sâu về thị trường bạn muốn chinh phục.

3. Tận dụng các công cụ và ứng dụng miễn phí

Mỗi chủ doanh nghiệp nhỏ đều mong muốn có thêm thời gian và nguồn lực. Những công cụ miễn phí luôn sẵn sàng hiện nay sẽ giúp bạn làm điều đó. Đừng thuê nhân viên hoặc mua phần mềm đắt tiền cho đến khi đã tìm kiếm toàn bộ các công cụ miễn phí hoặc đang trong giai đoạn cung cấp tính năng dùng thử miễn phí. 

Trong những ngày đầu, chỉ cần tập trung vào thử nghiệm xem phần mềm hay công cụ nào hiệu quả để tận dụng lâu dài.

Một số công cụ và ứng dụng miễn phí phổ biến chắc chắn nên tham khảo:

- Hatchful cung cấp tính năng tạo logo và nội dung cho mạng xã hội khá chuyên nghiệp mà không cần yêu cầu bất kì kinh nghiệm thiết kế nào.

- Burst là plugin cho phép người dùng duyệt và tải xuống các bức ảnh miễn phí có độ phân giải cao sử dụng cho mục đích thương mại.

- Xero và Freshbooks đều là các ứng dụng kế toán, lập hóa đơn và trả lương dành cho doanh nghiệp với các gói dùng thử miễn phí 30 ngày chỉ từ 9 USD/ tháng.

4. Đầu tư cho quá trình nghiên cứu sản phẩm và xác thực ý tưởng

Ngay khi có ý tưởng sản phẩm ban đầu, nhiều người có xu hướng vội vã đưa vào sản xuất nhưng cách làm này có thể trở thành khoản tiêu hao tài chính lớn nếu bạn không thực hiện bất kì nghiên cứu sản phẩm nào hay xác thực ý tưởng trước khi tiến hành.

Nếu bạn đang tự sản xuất sản phẩm, hãy dành năm đầu tiên để tập trung đầu tư vào nghiên cứu và phát triển. Một khi đã có mẫu thử nghiệm, hãy thăm dò thị trường để chắc rằng người khác cũng sẽ yêu thích sản phẩm như bạn. Việc tìm hiểu nhu cầu thị trường dành cho sản phẩm sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức cho một ý tưởng không thể bán được.

Một số cách phổ biến để thăm dò ý tưởng sản phẩm bao gồm:

- Trao đổi với gia đình và bạn bè

- Gửi khảo sát trực tuyến để nhận phản hồi

- Huy động vốn từ cộng đồng

5. Đặt ngân sách quảng cáo thấp và theo dõi chặt chẽ

Quảng cáo cho một sản phẩm/ dịch vụ vừa ra mắt rất phức tạp, đặc biệt khi nguồn lực và chuyên môn có hạn. Và ngay cả khi nguồn lực không bị giới hạn, việc bơm tiền vào quảng cáo cũng không đảm bảo doanh số bán hàng.

Trong nghiên cứu của Oberlo, các chuyên gia nhận thấy những doanh nghiệp chi tiêu nhiều cho hoạt động quảng cáo trong năm đầu tiên kiếm được ít doanh thu hơn. Theo nguyên tắc chung, bạn chỉ nên chi từ 5% - 8% tổng ngân sách cho hoạt động này trong năm đầu tiên.

Để đảm bảo những hoạt động này hiệu quả với mức chi phí thấp, hãy:

- Lựa chọn các nền tảng phù hợp với sản phẩm

- Tối ưu hóa trang web bán hàng

- Xây dựng danh sách email và các chương trình ưu đãi cho khách hàng trung thành

- Quảng cáo chéo với các sản phẩm có liên quan hoặc sử dụng KOL

- Xác định các chỉ số hiệu suất chính (và theo dõi chặt chẽ).

6. Nắm rõ chiến lược vận chuyển

Trong thời đại vận chuyển miễn phí ngày càng phổ biến, các doanh nghiệp nhỏ đang bị siết chặt trong nỗ lực cạnh tranh với Amazon. Trong khi đó, các thương hiệu lớn có khối lượng vận chuyển cao có thể thương lượng mức giá thấp hơn với các hãng vận tải. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp nhỏ phải chấp nhận mức giá cao và chịu chi phí vận chuyển nếu muốn cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hợp lí.

Vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn nhà vận chuyển hay các ưu đãi liên quan, hãy tự hỏi:

- Bạn sẽ yêu cầu khách hàng trả toàn bộ phí ship, tính phí cố định hay tự chi trả phí vận chuyển?

- Bạn sẽ nhận bao bì miễn phí của hãng vận chuyển hay sử dụng bao bì có thương hiệu riêng?

- Bạn có vận chuyển quốc tế không? Nếu có, bạn muốn sử dụng dịch vụ bảo hiểm và theo dõi vận đơn như thế nào?

Những yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí nên nắm được mọi thứ từ sớm sẽ đảm bảo bạn phân bổ đủ ngân sách cho quá trình này.

7. Tính thuế và các thủ tục liên quan (hoặc thuê ai đó làm)

Các luật và quy định về thuế rất phức tạp cũng như thường xuyên thay đổi nên việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế rất quan trọng nếu bạn không muốn bị phạt hoặc gặp rắc rối lớn hơn với pháp luật. Hơn thế nữa, hiểu luật thuế sẽ cho bạn có những lợi thế nhất định trong chi phí thực tế.

Có nhiều cách để các doanh nghiệp nhỏ giảm thuế một cách hợp pháp trong năm đầu tiên, bao gồm:

- Giữ lại tất cả các biên lai kinh doanh bao gồm cả: phí đậu xe trên đường gặp khách hàng, cà phê bạn mang đến văn phòng — tất cả những chi phí nhỏ này cộng lại theo thời gian và có thể được xóa thành chi phí kinh doanh nếu bạn giữ hóa đơn đầy đủ.

- Tìm các khoản khấu trừ kinh doanh tại nhà. Nếu bạn đăng kí theo diện hộ kinh doanh cá thể, một phần chi phí liên quan đến gia đình có thể được khấu trừ, chẳng hạn như điện, nước hay các dịch vụ hạ tầng khác.