Ủy nhiệm lập hóa đơn giúp chủ quán giảm áp lực xử lý hóa đơn khi bán hàng qua app‏

‏Câu chuyện hoá đơn khi bán hàng trên app‏

‏Bắt đầu kinh doanh từ năm 2017, thương hiệu Clover Korean House Food (Tân Định, TP.HCM) của chị Trần Thị Mai hiện có lượng đơn qua GrabFood nhiều hơn lượng khách dùng bữa tại quán. Trong số khách đặt online có không ít khách văn phòng, doanh nghiệp với nhu cầu lấy hóa đơn.‏

‏Quán vốn đã có thể lập hoá đơn cho các giao dịch tại cửa hàng nhưng lại gặp khó khi xử lý những đơn trên ứng dụng. Theo chị Mai, trước đây chị chưa nắm rõ cách xử lý hóa đơn đối với các đơn hàng qua nền tảng, còn lúng túng khi khách có nhu cầu lấy hóa đơn.‏

‏Ở một quán khác, bài toán lại nằm nhiều hơn ở khối lượng công việc. Chị Nguyễn Thị Ngọc, chủ quán Phở Hà Nội (Gia Định, TP.HCM) ghi nhận khoảng 90% doanh thu online đến từ các đơn hàng GrabFood. Trong tuần, đặc biệt vào buổi trưa, quán thường nhận nhiều đơn từ khách văn phòng, trong đó có các đơn đặt theo nhóm.‏

‏Quán vốn đã đăng ký hóa đơn điện tử và có thể tự lập hóa đơn nhưng việc xử lý thủ công vẫn tạo thêm áp lực mỗi khi bước vào giờ cao điểm. “‏‏Buổi trưa đơn hàng dồn về dồn dập, quán lại không có sẵn thông tin khách. Giữa lúc tất bật như vậy thì không cách nào xoay xở nhập liệu thủ công để xuất từng cái hóa đơn được‏‏”, chị Ngọc chia sẻ.‏

‏Với những quán có lượng đơn lớn từ app như của chị Mai, chị Ngọc, bài toán đặt ra là làm sao để khâu hóa đơn cũng có thể được kết nối thuận tiện hơn với quy trình bán hàng vốn đã được số hóa trên nền tảng.‏

‏Khi hóa đơn được kết nối vào quy trình bán hàng trên nền tảng‏

‏Với mong muốn đáp ứng thuận tiện hơn nhu cầu lấy hóa đơn của khách đặt qua app, chị Mai bắt đầu tìm kiếm một giải pháp phù hợp. Khi biết giải pháp Ủy nhiệm lập hóa đơn được Grab triển khai trên ứng dụng GrabMerchant, chị quyết định đăng ký. ‏

‏Với sự hỗ trợ của Chi cục Thuế Thương mại điện tử, Cục Thuế, Grab đã triển khai dịch vụ Ủy nhiệm lập hóa đơn, cho phép đối tác thương nhân ủy nhiệm cho Grab lập hóa đơn đối với các đơn hàng GrabFood đủ điều kiện.‏

‏Chị Mai phấn khởi nhớ lại: “‏‏Lúc đó quán đang rất cần giải pháp xuất hóa đơn cho các đơn đặt qua app mà chưa biết xoay xở thế nào, biết Grab có giải pháp này là mình đăng ký ngay. Tôi được các bạn bên Grab hướng dẫn và hỗ trợ làm thủ tục, cũng rất đơn giản‏‏.”‏

‏Còn với quán Phở Hà Nội, sau gần một tháng sử dụng dịch vụ, chị Ngọc cho biết thay đổi dễ nhận thấy nhất nằm ở khâu vận hành. So với trước đây, khi quán phải tự lấy thông tin khách và xử lý từng hóa đơn, chị ước tính khối lượng công việc liên quan đến hóa đơn đã giảm khoảng 80%. “‏‏Trước đây quán phải tự xử lý từng hóa đơn, còn giờ phần việc này nhẹ đi rất nhiều. Mình có thêm thời gian để tập trung vào việc bán hàng‏‏”, chị chia sẻ.‏

‏Đáng chú ý, theo chị Ngọc, việc sử dụng dịch vụ không làm thay đổi cách quán tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Các phần việc liên quan đến lập hóa đơn cho những đơn hàng thuộc phạm vi ủy nhiệm được giảm bớt, trong khi quán vẫn duy trì quy trình bán hàng quen thuộc.‏

‏Với những mô hình có lượng đơn online lớn, khác biệt này càng dễ nhận thấy. Thay vì dành thời gian cho từng công đoạn liên quan đến hóa đơn, chủ quán có thể tập trung nhiều hơn vào việc chuẩn bị món, phục vụ khách và vận hành cửa hàng. ‏

‏Khả năng cung cấp hóa đơn thuận tiện hơn cũng giúp các quán sẵn sàng hơn khi phục vụ nhóm khách văn phòng, doanh nghiệp - những khách hàng thường có nhu cầu lấy hóa đơn, đặc biệt với các đơn đặt theo nhóm.

‏‏Khi việc nhận đơn, thanh toán và giao hàng ngày càng được kết nối trên nền tảng, đưa hóa đơn vào cùng quy trình giúp hoạt động bán hàng online trở nên liền mạch hơn. Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, giảm bớt một khâu xử lý phía sau cũng đồng nghĩa với việc có thêm thời gian và nguồn lực cho công việc cốt lõi: vận hành, bán hàng và phục vụ khách hàng.‏