5 cách để làm việc có tổ chức và năng suất hơn

Bạn đến bàn làm việc vào buổi sáng và đã sẵn sàng cho danh sách những việc cần làm trong ngày. Nhưng sau đó, một thông báo từ mạng xã hội, tiếng rơi vỡ đồ, các cuộc họp và sự trì hoãn đã phá hỏng sự tập trung của bạn, theo CNN.

Một số người thường cảm thấy không có đủ thời gian trong ngày làm việc trong khi nhiều người khác lại dành quá nhiều thời gian để chần chừ. Dù trong trường hợp nào, mọi người đều có thể cân bằng từ việc học cách tổ chức cuộc sống tốt hơn và tập trung vào những gì quan trọng.

Bớt đa nhiệm

Bận rộn và năng suất là hai khái niệm khác nhau. Khi bạn quá đa nhiệm, bạn rất dễ bị phân tâm và quên cập nhật lịch làm việc với những deadline mới hoặc bỏ qua những e-mail quan trọng.

Nghiên cứu cho thấy rằng việc cố gắng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất. Và nhiều khả năng là bạn sẽ không làm tốt nhiệm vụ nào cả.

Greg McKeown, tác giả cuốn "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" chia sẻ rằng "Lời khuyên đầu tiên tôi sẽ dành cho ai đó muốn làm việc hiệu quả hơn là thoát khỏi suy nghĩ phải làm nhiều việc, thay vào đó hãy làm nhiều việc đúng hơn".

Tập trung vào những gì quan trọng

Công nghệ thường tạo ra một sự phân tâm lớn và việc loại bỏ các tác nhân bên ngoài như thông báo trên điện thoại di động có thể giúp bạn tập trung tốt hơn vào công việc.

Mạng xã hội có thể "nuốt" rất nhiều thời gian của bạn và các công ty công nghệ đã dành nhiều năm nghiên cứu để biến công nghệ trở nên gây nghiện nhất có thể.

Nhưng điều này đã bắt đầu thay đổi. Apple và Google đã triển khai các đặc tính nhằm hạn chế sử dụng điện thoại của người dùng; các ứng dụng như Instagram cũng có các tính năng nhằm giúp bạn quản lí thời gian sử dụng ứng dụng tốt hơn.

Giờ bạn đã có thể đặt giới hạn hàng ngày cho một số ứng dụng nhất định trên iPhone. Dĩ nhiên, việc khóa chúng cũng rất dễ bỏ qua. Nhưng hơn cả đó vẫn là một lời nhắc nhở rằng bạn đã dùng đến giới hạn mình cho phép.

Một cách khác để tránh sự phân tâm là xóa các ứng dụng không cần thiết cho công việc hoặc cuộc sống hàng ngày của bạn.

Đừng để bị gián đoạn

Ashley Stahl, chuyên gia về nghề nghiệp và là người dẫn chương trình "Đến lượt bạn" cho biết: "Hầu hết mọi người sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ tập trung và không bị gián đoạn. Các cuộc họp được lên lịch vào buổi sáng hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn tập trung và duy trì tốc độ làm việc".

Stahl nói: "Vào những thời điểm mà bạn đang tập trung thì một cuộc gọi điện thoại lúc 1 giờ chiều cũng có thể thực sự làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Vì thế, các cuộc họp "lơ lửng" giữa ngày thường sẽ đẩy bạn ra khỏi nguồn sáng tạo mà bạn đang tìm kiếm".

Một ý tưởng tốt để cho mọi người biết khi nào bạn sẵn sàng là để một tin nhắn trả lời tự động trên e-mail của bạn cho mọi người biết thời gian bạn sẽ trả lời. Ví dụ: "Cảm ơn tin nhắn của bạn. Tôi kiểm tra e-mail hàng ngày từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng và sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể ", Stahl gợi ý.

Hãy nghỉ ngơi

"Dán mắt" vào bàn làm việc không phải là cách tốt nhất để hoàn thành công việc. Hãy tạo không gian cho nơi làm việc của bạn để bạn có thể thi thoảng đứng dậy khỏi bàn, nghỉ ngơi và đi dạo. Đây là lúc rất quan trọng để tâm trí có thể thư giãn, giúp bạn có thể quay trở lại với công việc một cách tập trung và nhiều năng lượng hơn.

McKeown cho rằng: "Nếu cứ cố gắng làm việc 24/7, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức. Như thế, việc ra quyết định của bạn sẽ bị ảnh hưởng và bạn sẽ trở nên dễ phản ứng nhiều hơn". Đó là khi bạn bắt đầu lãng phí thời gian để lướt Internet, đọc tin tức hoặc chìm đắm trong mạng xã hội.

McKeown cho rằng việc nghỉ ngơi thực sự có tác dụng: "Không chỉ còn là việc bạn có bao nhiêu giờ làm việc tập trung cho một nhiệm vụ mà là bạn có thể dành bao nhiêu giờ để trở nên khỏe mạnh và tràn đầy năng lượng hơn". "Nếu bạn dành tất cả thời gian cho công việc, bạn sẽ không làm được việc gì với khả năng cao nhất của bạn".

Có tổ chức

Lập kế hoạch và có tổ chức sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về ngày làm việc cũng như các mục tiêu dài hạn của mình. Nó có thể là một sơ đồ tư duy (mindmap) để hình dung ra các ý tưởng, sau đó ghi chú những điều cần làm trong ngày.

Trước khi bắt đầu một ngày, hãy dành 30 phút để lên kế hoạch cho ngày hôm đó và liệt kê những việc bạn cần làm theo thứ tự nhất định. Tối giản các công việc và loại bỏ sự lộn xộn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Hãy tìm xem bạn có đang thêm sự hỗn loạn nào vào cuộc sống của chính mình ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn hay không. Có thể đơn giản từ việc dọn sạch bàn làm việc của bạn hoặc phức tạp hơn như việc bỏ thói quen nói "có" khi bạn thực sự cảm thấy muốn nói "không".