5 bí quyết 'mua' thời gian chuyên nghiệp trong mùa dịch

Tất cả chúng ta đều bận rộn hoặc rất bận rộn. Chúng ta có hóa đơn cần thanh toán, con cái cần chăm sóc và tất nhiên, công việc cần hoàn thành. Tất cả những cam kết này khiến chúng ta có rất ít thời gian ý nghĩa cho bản thân hay nuôi dưỡng những mối quan hệ tốt đẹp với người khác. 

Nhưng tin tốt là điều này hoàn toàn có thể thay đổi.

Hầu hết chúng ta cực kì thận trọng trong cách tiêu tiền nhưng đối với thời gian, dường như hiếm khi bạn cân nhắc đến lần thứ hai. Chúng ta dành hàng giờ lướt những tin tức vô ích trên mạng xã hội; ôm đồm những công việc không sinh lợi và ngoan cố duy trì một công việc nhàm chán trong hàng năm trời chỉ vì ngại thay đổi.

Không như tiền, thời gian không thể kiếm lại được.

Trong thời gian cách li toàn xã hội, chúng ta đang có trọn vẹn 24 giờ cho mình nhưng nhiều người lại rơi vào khủng hoảng thời gian vì không biết cách kiểm soát và tận dụng mọi thứ.

Và nếu bạn muốn tiết kiệm được thời gian để kiếm ra nhiều tiền hơn nữa thì đây là 5 cách để bắt đầu, theo Harvard Business Reviews.

1. Tự động hóa

Ngày nay, tất cả các loại nhiệm vụ đều có thể được tự động hóa. Đáng buồn, quá ít người lao động hay thậm chí là các nhà lãnh đạo biết cách tận dụng vô số các công cụ tiện ích, giá cả phải chăng và tiện lợi đang sẵn có.

Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ được đánh giá rất cao và dễ dàng áp dụng cho mọi ngành nghề, vị trí.

- Quản lí quy trình làm việc: Zapier.com, IFTTT.com

- Đăng nội dung lên mạng xã hội: Buffer và HootSuite

- Lên lịch hẹn: Calendly.com

- Nội dung tái sử dụng: Repurpose.io

2. Thuê ngoài

Các nhiệm vụ theo quy trình có thể được tự động hóa và mỗi nhiệm vụ riêng lẻ cũng có thể được thuê ngoài. Nếu bạn có một nhiệm vụ không phức tạp, lặp lại thường xuyên, không phức tạp và người khác có thể làm cho bạn với mức lương thấp hơn mức lương hàng giờ của bạn, tại sao bạn còn phải tự mình làm điều đó?

Bạn phải dành thời gian để tạo ra thời gian nhưng cũng giống như lãi kép, về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn theo cấp số nhân so với số tiền bạn đầu tư.

Thậm chí một nhiệm vụ khiến bạn mất 5 phút/ ngày, 5 lần/ ngày, thêm tối đa 15 ngày làm việc/ năm, chưa tính đến chi phí chuyển đổi nhận thức.

Để thuê ngoài các tác vụ có giá trị thấp hơn, hãy thử các công cụ như:

- Việc vặt hàng ngày: bTaskee, Jupviec.com

- Nhiệm vụ sáng tạo và trợ lí ảo: Upwork.com, Freelancer.com

3. Sử dụng một phương thức liên lạc đồng bộ

Tại sao 12 người phải có mặt trong một cuộc họp kéo dài 3 tiếng mỗi ngày trong khi 10 người trong số họ chỉ cần lên tiếng không quá 5 phút? Đó là cách thức liên lạc không hiệu quả và không đồng bộ.

Chính thiếu sót trong khâu truyền tải thông tin và xu hướng e ngại thuê ngoài đã dẫn đến các cuộc họp nhiều người, nhiều giờ khiến cho năng suất của công ty bị đình trệ và tinh thần nhân viên xuống thấp, đặc biệt trong điều kiện làm việc từ xa giữa mùa dịch.

Thực tế là hầu hết mọi thứ đều không cần đến phản hồi ngay lập tức và mục đích của các cuộc họp không chỉ là truyền đạt thông tin. Chúng ta có email và các ứng dụng nhắn tin để làm điều đó.

Và nếu việc tổ chức họp là không cần thiết, hãy thử một trong những công cụ giao tiếp nhanh chóng dưới đây:

- Tin nhắn nhanh: Slack, Facebook, Microsoft Groupchat

- Quản lí dự án: Asana, Trello, Basecamp, Airtable

- Tạm ngắt email và trang web: Inbox Pause, Blocksite

4. Đừng xem mọi việc đều là quyết định lớn

Người sáng lập Amazon, tỉ phú Jeff Bezos thường chia các quyết định thành Loại 1 và Loại 2. Các quyết định loại 1 là công việc quan trọng, phức tạp, không thể đảo ngược và có ảnh hưởng lớn. Quyết định loại 2 là có thể đảo ngược, ảnh hưởng không lớn hoặc vô hại.

Hầu hết các quyết định của chúng ta đều là quyết định Loại 2 và nên được đưa ra nhanh chóng. Càng ít quyết định được xếp vào loại 1 thì bạn sẽ càng tiết kiệm được nhiều thời gian cho họp hành và kiểm tra email liên tục mỗi giờ.

5. Đa nhiệm thông minh

Đa nhiệm đã trở nên quen thuộc với nhiều người nhưng làm quá nhiều việc khác nhau trong một khoảng thời gian thường không đảm bảo hiệu suất và khiến chúng ta kiệt sức. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể đa nhiệm.

Kinda Milkman, nhà kinh tế học hành vi tại Trường Wharton thuộc Đại học Pennsylvania, từng đề cập đến việc kết hợp những điều bạn muốn làm với những việc bạn cần làm để xây dựng những thói quen tích cực.

Bằng cách đầu tư thời gian để lập kế hoạch chi tiết cho công việc và cuộc sống cá nhân, chúng ta không chỉ làm giàu dễ dàng hơn mà còn có thể nuôi dưỡng một cuộc sống có ý nghĩa trong những ngày cả thế giới chung tay chống dịch bệnh.