Chứng từ kế toán (Accounting voucher) là gì? Đặc trưng và phân loại

Hinh minh họa

Chứng từ kế toán (Accounting voucher)

Định nghĩa

Chứng từ kế toán trong tiếng Anh là Accounting voucher. Chứng từ kế toán là vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.

Đặc trưng

- Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí cho mọi số liệu, tài liệu kế toán. (Tài liệu kế toán: Accounting documents).

Các tài liệu kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị đều phải được ghi chép, tính toán trên cở sở số liệu của chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo hợp pháp, hợp lí. 

Thông tin kinh tế - tài chính của kế toán chỉ có giá trị pháp lí khi có chứng từ kế toán chứng minh.

- Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí cho việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế - tài chính; kiểm tra tình hình chấp hành các mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên; kiểm tra kinh tế, kiểm tra kế toán trong đơn vị; kiểm tra và xác định trách nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân đối với nghiệp vụ kinh tế - tài chính được phản ánh trong chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí cho việc giải quyết tranh chấp về kinh tế - tài chính.

Phân loại chứng từ kế toán

* Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ kế toán

- Theo tiêu thức này, chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:

+ Chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền...

+ Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa...

+ Chứng từ tài sản cố định (TSCĐ): biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lí TSCĐ...

+ Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương...

+ Chứng từ bán hàng: hóa đơn bán hàng...

* Phân loại chứng từ kế toán theo thời gian lập chứng từ và mức độ tài liệu trong chứng từ

Theo tiêu thức này, chứng từ kế toán được chia thành hai loại sau:

+ Chứng từ gốc là chứng từ kế toán được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp và nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế - tài chính theo thời gian và địa điểm phát sinh.

Thuộc loại chứng từ gốc có: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...

+ Chứng từ tổng hợp là chứng từ kế toán được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại (cùng một nội dung kinh tế), phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi.

Chứng từ tổng hợp chỉ có giá trị pháp lí và được sử dụng ghi sổ kế toán khi có đủ chứng từ gốc đính kèm. Thuộc loại chứng từ tổng hợp có: chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.

* Phân loại chứng từ kế toán theo địa điểm lập chứng từ

Theo tiêu thức này chứng từ kế toán được chia thành hai loại sau:

+ Chứng từ bên trong (nội bộ) là chứng từ kế toán được lập tại đơn vị kế toán như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng của đơn vị...

+ Chứng từ bên ngoài là chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính có liên quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị khác như: hóa đơn bán hàng của bên bán, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng...

* Phân loại chứng từ kế toán theo qui định của Nhà nước về chứng từ kế toán

- Theo tiêu thức này chứng từ kế toán được chia thành hai loại:

+ Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính có mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lí chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi.

 Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc được Nhà nước ban hành áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng...

+ Chứng từ kế toán hướng dẫn là chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính có mối quan hệ kinh tế nội bộ đơn vị, có tính chất riêng biệt, không phổ biến.

Chứng từ kế toán hướng dẫn được Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, các đơn vị có thể thêm bớt các chỉ tiêu cho phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lí của đơn vị nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lí cần thiết của chứng từ kế toán.

Thuộc chứng từ kế toán hướng dẫn có: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị tạm ứng...

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Nguyên lí kế toán, NXB Tài chính)