Không gian làm việc: Chung hay riêng tốt hơn?

Không gian làm việc chung của Toong bắt đầu chinh phục Lào

Chương trình hợp tác cùng làm việc khổng lồ với tên WeWork hiện là công ty bất động sản thuê nhiều người nhất ở London, đứng thứ hai chỉ sau Chính phủ Anh. Được thành lập tại New York năm 2010, WeWork hiện đang được định giá 20 triệu đô (theo thông tin từ Steven Bertoni, biên tập viên lâu năm của tờ Forbes), đó là một minh chứng lớn cho sự phát triển của các mô hình hợp tác hiện đại. Chỉ có duy nhất hai chương trình khởi nghiệp được định giá cao hơn WeWork là AirBnB và Uber.

Không gian làm việc theo nhóm giờ không chỉ dành cho những người làm về công nghệ nói chung hay các doanh nhân khởi nghiệp nữa. 500 công ty lớn như GM, GE, IBM và Microsoft, tất cả đều thuê văn phòng của WeWork. Trên thực tế, theo Bertoni tiết lộ, 30 phần trăm doanh thu mỗi tháng của WeWork đến từ các doanh nghiệp lớn.

Những công ty với quy mô lớn có thể tìm được những văn phòng khác một cách tiết kiệm hơn, nhưng họ đổ xô tìm đến WeWork vì một thứ vô hình hơn những ô gạch vuông trong văn phòng. WeWork, thực tế là giao bán một văn hóa làm việc khác xa với môi trường văn phòng đã trở nên lỗi thời từ hàng chục năm qua. Họ nhấn mạnh vào tính cộng đồng và sự vui vẻ trong quá trình làm việc. Đó là một công ty với mô hình làm việc kết hợp giữa lòng hiếu khách và tính công nghệ, và họ đã tự tạo một mô hình cộng tác làm việc thành công vượt mức dẫn đầu thế giới.

WeWork thiết lập cơ sở chính ở Hoa Kỳ và châu Âu, giờ họ đang mở rộng mạnh mẽ sang các nước châu Á. Và ở đây, WeWork trở nên vượt trội. Ở TP. Hồ Chí Minh, Circo - công ty cho thuê văn phòng giá rẻ - gần đây đã phát triển với quy mô gấp hơn hai lần và đang có kế hoạch để tiếp tục mở rộng thị trường.

Sự lặp lại khác nhau về mô hình không gian làm việc chung đang tồn tại ở hầu hết các thành phố lớn trên thế giới.

Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là mô hình văn phòng làm việc mới này có ưu thế tuyệt đối so với văn phòng làm việc riêng kiểu truyền thống, và không có những nhược điểm. Điều cần xem xét là cái nào phù hợp với tính cách, mô hình kinh doanh và văn hóa kinh doanh mà bạn muốn xây dựng. Hãy cùng phân tích:

Môi trường chuyên nghiệp, và tiết kiệm

Nếu bạn là một doanh nhân làm việc độc lập hoặc là thành viên của một nhóm nhỏ, việc cùng hợp tác có thể coi là lựa chọn tốt nhất để có được một văn phòng lý tưởng. Đúng vậy, việc này có thể khá tốn kém so với hình thức làm việc ở nhà hay ở quán café, nhưng không gian làm việc chung tạo ra một môi trường rất tích cực để làm việc.

Một phòng họp trong không gian làm việc Tik Tak ở Hà Nội. Ảnh: Tik Tak

Ngoài ra, các chi phí như đồ dùng văn phòng và chi phí cải tạo sẽ được bao gồm cả trong giá thuê văn phòng, tương tự luôn với tiền điện, tiền mạng tốc độ cao và các tiện ích khác. Một khía cạnh của sự lôi cuốn của các văn phòng dùng chung là việc đó cho phép bạn làm việc ở một môi trường chuyên nghiệp mà không cần phải cam kết một thỏa thuận lâu dài với bất kỳ ai.

Một câu hỏi đặt ra: Khi nhóm của bạn bắt đầu phát triển thì sao?

Karl Kangur - nhà sáng lập MRR Media, công ty đã tăng trưởng gấp 5 lần trong năm 2017, hiện đã thuê một văn phòng dùng chung tại nơi mà công ty được thành lập, chia sẻ và giải thích: “Văn phòng dùng chung giúp loại bỏ tất cả các rắc rối cùng với công việc quản lý phức tạp ra khỏi việc thành lập và vận hành văn phòng. Việc này giúp nhóm của chúng tôi và bản thân tôi có thể tập trung vào công việc và phát triển việc kinh doanh”.

Kangur nói anh đã thấy đủ các giá trị tiềm năng ở hình thức làm việc theo cách truyền thống và theo cách linh hoạt, và anh sẵn sàng trả cho việc làm việc ở văn phòng dùng chung một khoản lớn hơn cả khoản cần trả cho một văn phòng tư nhân. Ông nói: “Khi bạn đang phát triển nhanh chóng, sẽ rất dễ dàng để bạn quyết định nâng cấp và chuyển tới văn phòng mới. Bạn thường không khóa mình trong các hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, và những ông chủ sở hữu văn phòng dùng chung thường sẽ là lựa chọn linh hoạt hơn là những chủ đất truyền thống”.

Trả thêm phí để có được sự linh động có thể là điều không cần thiết hoặc là một thứ gì đó công ty của bạn phải oằn mình gánh chịu. Khi công ty của bạn lớn mạnh vượt khỏi sự quản lý của một số ít người, bạn sẽ cần cân nhắc có nên chuyển tới một văng phòng riêng để tiết kiệm chi phí hay không.

Hạn chế sáng tạo và tạo ấn tượng

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc thiết lập công ty trong văn phòng dùng chung là việc thiếu kiểm soát khả năng giới thiệu và mở rộng chi nhánh tới các khách hàng của bạn. Trong khi các văn phòng giống như WeWork và các văn phòng khác tập trung chính vào các thiết kế và sự sáng tạo, thì thực ra những gì họ tập trung vẫn là về thương hiệu của họ, chứ không phải thương hiệu của bạn.

Đó là lý do tại sao dù bạn có một văn phòng riêng trong một văn phòng lớn dùng chung, sự sáng tạo của bạn vẫn bị giới hạn. Nếu công việc kinh doanh của bạn phần lớn dựa vào việc gặp mặt trực tiếp với khách hàng, hãy cân nhắc về việc tạo ấn tượng với họ về một văn phòng độc lập.

Ngoài ra, với những công ty liên quan đến bảo mật, một không gian hoàn toàn riêng biệt là điều cần phải quan tâm.

Khi lựa chọn giữa một văn phòng dùng chung và một văn phòng cá nhân, hãy tự hỏi bản thân về tập khách hàng hiện tại và đối tượng mà công ty hướng tới.

Thử thách cho sự tập trung

Một trong những điểm thu hút của văn phòng dùng chung là đây là một môi trường xã hội hóa. Bạn sẽ thấy xung quanh mình có rất đối tác tiềm năng. Điều này tạo ra một môi trường cộng tác theo kiểu mạng lưới. Với nhiều người, đây là một thuộc tính rất đáng trân trọng, họ có thể bỏ ra rất nhiều chi phí để có được nó.

Tuy nhiên, dù nhiều không gian cộng tác đề cao việc giữ yên tĩnh, và giữ một môi trường chuyên nghiệp, với việc có phòng họp hay buồng gọi điện thoại riêng, vẫn có khả năng cao bạn sẽ bị vây quanh bởi các yếu tố khiến phân tâm.

Nếu là người gặp khó khăn trong việc tập trung để làm việc, không gian làm việc chung có thể là một thử thách lớn đối với bạn.

Tóm lại, sẽ không có một phương án tối ưu phù hợp cho tất cả. Nhưng lưu ý rằng, yêu cầu của bạn về môi trường làm việc sẽ thay đổi khi việc kinh doanh của bạn thay đổi. Vì vậy, một cái nhìn cởi mở và giữ chính kiến là cách tốt nhất để bạn đưa ra quyết định đúng.