6 mẹo giảm chi phí nhân sự doanh nghiệp

Đối với việc thuê người lao động, chúng ta quen với khái niệm “chi phí lương” và “chi phí thực tế”. Khi nói tới giải pháp giảm chi phí nhân sự, nhiều doanh nghiệp và người làm thuê chỉ nghĩ tới hạ mức lương. Theo ông Tony Knopp, giám đốc điều hành của hãng tư vấn Spotlight Ticket Management tại thành phố Los Angeles, Mỹ, chi phí thực tế cao hơn từ 18 tới 25% chi phí lương.

“Nhiều người cho rằng lương là chi phí thuê nhân công, nhưng không phải vậy. Trên thực tế, chí phí dành cho một người lao động hưởng mức lương 70.000 USD mỗi năm chiếm khoảng 88.000 USD. Con số này cao hơn lương vì doanh nghiệp phải trả thuế an sinh xã hội, thuế y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và các loại tiền thưởng”, Knopp giải thích.

Tùy từng ngành và mức độ chuẩn bị cho công việc của người lao động mới, có thể bạn sẽ phải trả tiền để huấn luyện họ. Đây là yếu tố khiến chi phí thuê nhân công có thể tăng thêm. Chẳng hạn, nếu Knopp phải đào tạo một nhân sự mới, ông khẳng định việc đó sẽ khiến ông phải chi thêm nửa năm lương trước khi nhân sự mới bắt đầu hoạt động theo đúng năng lực của họ.

Sau đó bạn phải tính toán tốc độ thay thế nhân sự. Nếu một người lao động bỏ việc hoặc nghỉ hưu, khoản đầu tư của bạn sẽ trở thành con số không và bạn phải thực hiện quy trình từ đầu.

Rõ ràng chi phí thuê, đào tạo và giữ người lao động là cao. Nhưng bạn có thể áp dụng 6 chiến lược thực tế và từng được thử nghiệm để giảm chi phí thuê nhân công mà không tác động xấu tới năng suất.

Biến nhân viên thành người đa năng

Thông thường, những người lao động có trình độ chuyên môn cao thường khiến doanh nghiệp phải bỏ ra khoản chi phí cao hơn. Một mặt, người lao động có chuyên môn sâu có thể đáng “đồng tiền bát gạo” bởi giá trị mà họ mang tới cho vị trí của họ. Nhưng mặt khác, quá nhiều nhân viên có trình độ chuyên môn sâu có thể làm tăng chi phí thuê người và kìm hãm khả năng đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Một trong những giải pháp hợp lý nhất để giảm chi phí nhân sự và tăng mức độ linh hoạt của tổ chức là đào tạo thêm kỹ năng cho sinh viên. Đào tạo thêm kỹ năng dẫn đến sự mở rộng công việc theo chiều sâu trong công việc.

Tăng thêm kỹ năng cho nhân viên là một cách để giảm chi phí nhân sự, đồng thời mang tới nhiều lợi ích. Khi nhân viên phát triển sản phẩm đảm nhận công việc của nhân viên tổng đài, họ sẽ hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng. Kiến thức ấy giúp họ tạo ra những sản phẩm tốt hơn. (Ảnh: sunocean.com)

Ví dụ, bạn có thể đào tạo chéo các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm để họ làm việc trong trung tâm chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Lợi ích ngắn hạn là bạn có thể tăng số lượng nhân viên tổng đài khi nhu cầu của khách tăng đột biến. Lợi ích tổng thể là các nhân viên phát triển sản phẩm có thể những điểm khiến khách hàng không hài lòng, rồi áp dụng kiến thức mà họ tích lũy khi làm việc ở tổng đài để tạo ra những sản phẩm, dịch vụ tốt hơn trong tương lai.

Chuyển sang chế độ làm việc 4 ngày mỗi tuần

Mỗi ngày mà công ty bạn hoạt động là một ngày bạn phải chi tiền cho quy trình vận hành. Một cách thực tế để tiết kiệm tiền và tăng mức độ hài lòng của nhân viên là chuyển sang chế độ làm việc 4 ngày. Nếu nhân viên thường làm việc 8 giờ mỗi ngày, việc chuyển sang chế độ làm 10 giờ mỗi ngày có thể giúp mọi người có 3 ngày để nghỉ cuối tuần. Thậm chí bạn có thể thấy năng suất của nhân viên tăng nhờ giải pháp này.

Sử dụng công nghệ phù hợp

Phần lớn chi phí không liên quan tới lương sẽ liên quan tới công nghệ. Mọi thiết bị, phần cứng, phần mềm, ứng dụng và chương trình mà nhân viên cần để thực hiện công việc hiệu quả có thể “ngốn” khoản tiền lớn nếu chủ doanh nghiệp không thận trọng. Nếu có thể tìm ra cách để giảm những chi phí này, bạn sẽ tránh được việc thực hiện sự thay đổi rất lớn.

Chúng ta hãy xem xét việc sử dụng điện thoại di động để minh họa cách thức công nghệ phù hợp có thể tạo nên khác biệt lớn. Trong những tổ chức cấp điện thoại công ty cho nhân viên, một trong những chi phí lớn nhất liên quan tới dữ liệu. Nếu nhân viên sử dụng dữ liệu quá mức giới hạn, mức phí của họ sẽ tăng vọt và chi phí của công ty cũng vậy. Một giải pháp là cài đặt để thiết bị tự động chuyển sang cuộc gọi wifi nếu thiết bị lọt vào vùng sóng wifi. Nếu doanh nghiệp có rất nhiều người lao động, giải pháp đơn giản ấy có thể giúp doanh nghiệp hàng nghìn USD mỗi tháng vì sử dụng dữ liệu quá hạn mức.

Một lựa chọn khác là cho phép nhân viên mang thiết bị của họ tới công ty. Chính sách ấy sẽ giảm gánh nặng đối với bộ phận công nghệ thông tin trong việc cấp thiết bị - như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại – và cho phép nhân viên sử dụng những nền tảng mà họ thích nhất.

Thuê người ngoài làm những việc phù hợp

Khi nhu cầu tăng và công ty cần sự hỗ trợ, xu hướng tự nhiên là đăng tin tuyển dụng để tìm nhân viên toàn thời gian. Nhưng có lẽ chủ doanh nghiệp quên rằng thuê người ngoài là một lựa chọn. Theo một số nghiên cứu, một công ty có thể tiết kiệm tới 60% chi phí vận hành bằng cách giao việc cho tổ chức, cá nhân chuyên nghiệp bên ngoài. Con số 60% có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới vài chục nghìn USD mỗi năm.

Trong nhiều trường hợp, thuê người ngoài làm một số mảng việc là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự, trong khi vẫn duy trì được hiệu quả công việc. (Ảnh: livehelpnow.net).

Vấn đề mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải biết thời điểm thuê người ngoài. Giải pháp thuê bên ngoài thường có ý nghĩa hơn đối với một số loại công việc. Chẳng hạn, phần lớn doanh nghiệp không muốn thuê người ngoài thực hiện công việc cốt lõi như phát triển sản phẩm và bán hàng. Chủ doanh nghiệp muốn những người hiểu rõ công ty đảm nhận những trách nhiệm ấy. Mặc dù vậy, chi phí có thể giảm một cách hợp lý nếu chúng ta thuê người ngoài thực hiện những công việc như chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị hiếu tiêu dùng, quản lý hành chính hay thậm chí tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và tiếp thị số.

Tương tự, chúng ta cũng có thể trả thêm tiền cho nhân viên công ty làm thêm giờ để đáp ứng sự tăng lên của nhu cầu. Đôi khi việc trả tiền làm thêm giờ trong một giai đoạn, thay vì tuyển nhân viên mới rồi đào tạo để rồi không cần sử dụng sau 6 tháng, sẽ có ý nghĩa về phương diện tài chính.

Đầu tư cho các giải pháp giữ chân người lao động

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao có thể khiến chi phí vận hành doanh nghiệp nhỏ tăng vọt. Tình trạng người lao động nghỉ việc gây nên nhiều hệ lụy xấu, bao gồm tổn thất năng suất, chi phí thuê và đào tạo người mới, khoảng trống kiến thức trong lúc chờ nhân viên mới bắt nhịp công việc.

BMO Harris Bank - một ngân hàng ở thành phố Chicago, Mỹ - đề xuất 6 cách mà doanh nghiệp có thể áp dụng để giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Chúng bao gồm lương và phúc lợi cạnh tranh; đề ra mục tiêu và mô tả công việc một cách rõ ràng; đầu tư vào đào tạo và nâng cao trình độ của nhân viên; đảm bảo mọi nhân viên thấy cơ hội thăng tiến; công nhận những người làm việc tốt; khuyến khích giao tiếp hai chiều giữa doanh nghiệp và người lao động.

Đề bạt người trong công ty vào vị trí cao hơn

Dù doanh nghiệp áp dụng nhiều giải pháp để giữ chân nhân viên, hiện tượng thôi việc vẫn xảy ra. Đó là bản chất tự nhiên của hoạt động kinh doanh. Cách doanh nghiệp xử lý những chỗ trống có thể làm tăng hoặc giảm mạnh chi phí lao động. Một trong những chiến lược hiệu quả về chi phí là đề bạt người trong doanh nghiệp mỗi khi bạn cảm thấy phù hợp.

Bổ nhiệm người trong công ty là giải pháp hiệu quả về chi phí hơn so với thuê nhân sự bên ngoài bởi một số lý do. Thứ nhất, nhân viên của công ty đã hiểu văn hóa doanh nghiệp và không phải trải qua giai đoạn điều chỉnh để thích nghi. Thứ hai, nó khuyến khích các nhân viên khác nỗ lực hơn để một ngày nào đó họ sẽ có cơ hội thăng tiến tương tự. Sự nỗ lực của họ làm tăng tinh thần làm việc, dẫn tới năng suất lao động cao hơn.

Đương nhiên, không phải lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có sẵn những người có năng lực để bổ nhiệm vào vị trí bỏ trống. Nhưng họ vẫn nên dự tính những phương án thay thế nhân sự trong tương lai và để người lao động biết họ luôn có cơ hội công bằng để thăng tiến.